Järjestörekisteri on K-kauppiasliiton toiminnan ydin

K-kauppiasliiton uusi järjestörekisteri on tuhti tietopaketti K-kauppiaiden uraan liittyvistä asioista. Rekisterin sisältämät tiedot auttavat K-kauppiasliittoa palvelemaan jäsenkuntaansa ja edistämään K-kauppiaiden asiaa entistä paremmin. Rekisterin integroiminen liiton taloushallinnon järjestelmiin helpottaa liiton omia rutiineja.

K-kauppiasliitto on siitä harvinainen yhdistys, että se ei murehdi jäsenmääränsä kasvattamista. Jäsenkunta nimittäin on aina vakio: kaikki Suomen K-kauppiaat ovat K-kauppiasliiton jäseniä. Jäsenkanta ei elä, vaan kerran K-kauppiasoikeudet saatuaan kauppias pysyy eläkkeelle jäämiseensä saakka liiton jäsenenä. Mukana ovat kaikki K-ryhmän ketjut K-ruokakauppiaista K-maatalous- ja rautakauppaan sekä erikoiskaupan K-kauppiaisiin. Tällä hetkellä K-kauppiaita ja liiton jäseniä on Suomessa lähes 1300.

Liitto toimii jäsentensä yhteistoiminta- ja edunvalvontajärjestönä ja pyrkii K-kauppiasyrittäjyyden kehittämiseen ja vahvistamiseen. Samalla K-kauppiasyrittäjyydestä halutaan tehdä koko K-ryhmän entistä vahvempi kilpailuetu.

”Tärkein tavoitteemme on varmistaa, että Suomessa säilyy vankka ja motivoitunut K-kauppiaiden ammattikunta. K-kauppiaat ovat asiakkaitamme ja meidän tehtävänämme on parantaa heidän toimintaedellytyksiään”, sanoo K-kauppiasliiton kehityspäällikkö Teija Rauhala.

K-kauppiaiden edunvalvoja

K-kauppiasliitolla on pitkät perinteet. Se perustettiin jo vuonna 1912. Nykyään liiton tehtävä on varsin haastava, sillä K-kauppiaiden toimintaympäristö elää vahvasti yhteiskunnan murrosten mukana. Kansainvälistyminen, eurooppalaisen lainsäädännön kehittyminen, kilpailun kiristyminen ja väestön keskittyminen kasvukeskuksiin ovat vain esimerkkejä kauppiaiden elinkeinoon vaikuttavista muutosvoimista.

Miten K-kauppiasliitto sitten käytännössä tukee jäseniään ja edistää K-kauppiasyrittäjyyttä muuttuvassa maailmassa?

”Koulutamme K-kauppiaita ammattitaidon ja osaamisen kehittämiseksi, julkaisemme ammatti- ja tiedotuslehtiä, järjestämme ammatti- ja virkistystapahtumia ja tarjoamme jäsenillemme lainopillista neuvontaa. Lisäksi toimistomme tuottaa K-kauppiaille erilaisia jäsenpalveluita. Kokoamme kauppiaita ja heidän henkilöstöään yhteen ja organisoimme heidän yhteistoimintansa myös Keskoon päin”, kuvailee Teija Rauhala.

K-kauppiasliiton rooliin kuuluu osallistua kaupan alan edunvalvontatyöhön niin K-ryhmän sisällä kuin kaupan alan eri sidosryhmissä. K-kauppiasliiton luottamustehtävissä toimii noin 100 K-kauppiasta, jotka valvovat kaikkien K-kauppiasyrittäjien etua oman toimialan ja koko ketjun tasolla. K-kauppiasliiton toimiston henkilöstö toimii näiden K-luottamuskauppiaiden tukena.

Operatiivinen ja hallinnollinen työkalu

Vaikka K-kauppiaita on noin 1300, liiton järjestörekisterissä nimiä on viitisen tuhatta. Se selittyy sillä, että mukana ovat myös kaikki jo eläkkeelle jääneet seniorikauppiaat sekä kauppiaiden puolisot, jotka itsekin ovat usein varsin tiiviisti mukana kauppiasyrittäjyydessä.

”Järjestörekisteri sisältää monenlaista tietoa, sillä voidaksemme toimia tehokkaasti meidän täytyy tuntea hyvin jäsenemme. Tiedolla kauppiaiden historiasta, urasta, osaamisesta, luottamustehtävistä ja arvonimistä on merkitystä meidän työmme kannalta. Käytämme järjestörekisterin tietoja tiivisti esimerkiksi koulutuksia suunniteltaessa tai haettaessa ansiomerkkejä kauppiaille. Rekisterin tiedot tukevat yhtä hyvin markkinoinnin, koulutuksen ja hallinnon työtä”, kertoo Rauhala.

Samalla rekisteri toimii myös apuvälineenä välitettäessä tietoa kauppiaista eri sidosryhmille ja kumppaneille.

Rauhala pitää tärkeänä, että järjestörekisteri on integroitu kiinteästi K-kauppiasliiton taloushallinnon järjestelmään. Se helpottaa liiton tapahtumien hallintaa ja vähentää taloushallinnossa tehtävää manuaalista työtä.

”Järjestörekisteri tulee tarjoamaan esimerkiksi tiedon tapahtumien ilmoittautuneista suoraan taloushallinnon järjestelmään laskutusta varten.”

Helposti käden ulottuvilla

K-kauppiasliiton vanha jäsenrekisteri oli niin aikansa elänyt, että sitä oli mahdoton enää päivittää. Vain muutamalle koneelle asennettu järjestelmä oli myös hyvin pääkäyttäjäkeskeinen. Jos käyttäjä sattui olemaan poissa, harva pääsi käsiksi järjestelmän tietoihin.

Uuden rekisterin päivittäminen on annettu K-kauppiasliitossa muutaman henkilön vastuulle. Rekisterin sisältämiä tietoja voi liitossa käyttää jokainen, joka niitä tarvitsee.

”Kehätiedon luoma uusi järjestörekisteri on selainpohjainen ja hyvin helppokäyttöinen niin, että jokainen toimistomme työntekijöistä pystyy helposti hyödyntämään sitä. Raportit vaikkapa Kehittyvä Kauppa- tai Kauppias-lehden tilaajista saadaan tuotettua juuri silloin kun niitä tarvitaan ilman, että pääkäyttäjiä tarvitaan avuksi”, toteaa Rauhala.

Tietotekniikan riskit hallintaan

K-kauppiasliiton ja Kehätiedon yhteistyö sisältää myös jatkuvat järjestelmätukipalvelut. Kehätiedon Service Plus -palvelu on K-kauppiasliitolle helppo tapa hallita tietojärjestelmien toimivuuteen liittyvät riskit.

”Työmme on varsin riippuvaista siitä, että oma palvelimemme ja tietojärjestelmämme toimivat moitteetta. Aiemmin atk-tukihenkilömme painiskeli ongelmien kanssa varsin yksin ja aina tarvittiin ulkopuolista apua, kun häiriöitä ilmeni. Nyt Kehätieto varmistaa jatkuvalla etävalvonnalla ja ylläpidolla, että kaikki toimii niin kuin pitää. Lisäksi voimme luottaa siihen, että Kehätieto seuraa laitteidemme kuntoa ja lisenssipäivitysten tarvetta ja suosittelee meille tarvittavia toimenpiteitä ilman, että niillä pitäisi itse vaivata päätään.”

Rauhala kertoo arvostavansa suuresti myös Kehätiedon osaavaa projektinjohto-otetta. Kehätieto on pitänyt kokonaisuuden hyvin hallinnassa eikä ole epäröinyt ottaa kantaa silloinkaan, jos joitain ominaisuuksia ei ole ollut järkevää tai mahdollista toteuttaa.

”Sen sijaan, että olisimme lähteneet luomaan uutta rekisteriä vanhojen ominaisuuksien pohjalta, Kehätieto on ottanut lähtökohdaksi meidän todelliset toiminnalliset tarpeemme. On ollut tärkeää, että Kehätieto on oikeasti ymmärtänyt, mitä tarvitsemme ja miten tarpeitamme vastaava rekisteri voidaan parhaiten toteuttaa.”