Kaikki lähtee käyttäjistä

Kehityspäällikkö Henrik Stürmer vastaa Kehätiedossa asiakkaan kanssa toteutettavista verkkoviestintähankkeista. Hyvän verkkopalvelun suunnittelu lähtee aina käyttäjien tarpeista, hän teroittaa.

Kun Henrik Stürmer saapuu maanantaiaamuna Kehätiedon toimistolle Helsingin Käpylään, edessä on kiireinen mutta monipuolinen työviikko.
Verkkoviestinnän ja sähköisen asioinnin ratkaisuista vastaavan kehityspäällikön päivä alkaa sisäisillä palavereilla. Niissä käydään läpi, missä eri asiakasprojekteissa mennään.
Sitten onkin jo aika lähteä viikon ensimmäiseen asiakastapaamiseen. Projektipalavereissa katsotaan, kuinka hankkeet etenevät ja miten aikatauluissa on pysytty.
Stürmer vetää myös asiakkaiden kanssa pidettäviä työpajoja, joissa määritellään uuden verkkopalvelun sisältöä ja rakennetta.
Työviikon antoisimpia hetkiä ovat hänen mielestään tapaamiset, joissa asiakas määrittelyvaiheen jälkeen näkee ensimmäistä kertaa hahmotelman uudesta verkkopalvelusta. Tähän hetkeen kiteytyvät paljon työtä vaatineen määrittely- ja suunnittelutyön tulokset.
– Palkitsevinta on, kun asiakas hiffaa, millainen uudesta palvelusta on tulossa ja huudahtaa ”wau!”, Stürmer hymyilee.

Kohderyhmien tarpeet ymmärrettävä

Asiakastyytyväisyys ei toteudu sattumalta. Se perustuu Kehätiedon suunnitelmalliseen toimintatapaan.
Kehätiedon asiakaskunta koostuu järjestöistä, joiden toimintafilosofiaan ja jäsenten tarpeisiin Stürmer haluaa aina perehtyä perusteellisesti.
– Vaikka toimintamallimme on sama, jokainen asiakas on erilainen, ja tämä on ehdottomasti otettava huomioon.
Aluksi käydään läpi uuden verkkopalvelun tavoitteet ja hankkeen lähtökohdat. Työn laajuudesta riippuen asiakkaan kanssa järjestetään 4–6 työpajaa, joiden pohjalta uuden verkkopalvelun rakenne ja sisältö voidaan määritellä.
Stürmerin mielestä tärkein vaihe on tunnistaa kohderyhmät, joille palvelu on tarkoitettu.
– Heidän tarpeisiinsa vastaaminen on kaiken lähtökohta, joka on otettava huomioon sisältöjä ja rakenteita mietittäessä. Palvelun tulee olla helppo käyttää, jotta jokainen löytää nopeasti tarvitsemansa asiat.
– Lisäksi sisällön on oltava selkeää ja kielen sellaista, jota käyttäjät ymmärtävät – ei mitään järjestön sisäistä slangia.

Verkkopalvelu vaatii jatkuvaa kehitystyötä

Määrittelyn jälkeen uudesta verkkopalvelusta tehdään käyttöliittymämalli. Sen avulla voidaan simuloida, miten kokonaisuus toimii. Mallia voidaan vielä hioa koekäyttäjiltä saadun palautteen pohjalta.
Valmis käyttöliittymämalli on perusta ulkoasusuunnittelulle ja tekniselle toteutukselle. Sillä välin, kun graafikot ja ohjelmoijat tekevät töitä, asiakkaalla on aikaa koostaa uuteen verkkopalveluun tuleva sisältö.
– Huolellisesti tehty määrittelyvaihe antaa hyvät työkalut sisällön tuotantoon. Asiakas tietää, mitä uuteen palveluun tarvitaan.
Noin 2–3 kuukauden työn jälkeen verkkopalvelu on valmis julkaistavaksi. Yhteydenpito asiakkaaseen ei kuitenkaan pääty tähän. Seuraavien kuukausien aikana Stürmer on mukana verkkopalvelun hiomisessa.
– Ensin julkaistaan aina versio 1.0, jota kehitetään eteenpäin. Aina kannattaa välttää liian suuren palan haukkaamista, sillä silloin kulut ja aikataulut karkaavat käsistä.
Jatkokehittämisessä on keskeistä seurata, miten määrittelyvaiheessa asetetut tavoitteet toteutuvat.
– Tavoitteiden ja niiden seuraamiseen tarkoitettujen mittareiden tulisi olla mahdollisimman konkreettisia, ei mitään ympäripyöreää liirumlaarumia järjestön tunnettuuden ja identiteetin paranemisesta.
Stürmerin mielestä selkeä tavoite on esimerkiksi sellainen, että 70 prosenttia tilaisuuksiin ilmoittautumisista tapahtuu jatkossa verkon kautta, tai että 90 prosenttia tuotetilauksista tehdään järjestön verkkokaupasta.

Avoin lähdekoodi sopii järjestöille

Stürmer painottaa, että verkkopalvelun ulkoasulla on suuri merkitys.
– Verkkopalvelun on oltava selkeä. Lisäksi ulkoasun on noudatettava järjestön identiteettiä ja erotuttava massasta, jotta se painuu satunnaisenkin surffaajan mieleen.
Myös alustana käytettävän tekniikan valinta on tärkeää.
– Palvelun konehuoneeksi kannattaa valita kustannustehokas järjestelmä, jonka avulla rakennetta ja sisältöä voivat pitää yllä muutkin kuin it-alan ammattilaiset.
Kehätieto suosii avoimen lähdekoodin järjestelmiä. Tämä tarkoittaa, että asiakkaiden ei tarvitse huolehtia verkkopalvelussa käytettävien järjestelmien lisenssikustannuksista.
– Avoimen lähdekoodin järjestelmiin pohjautuva palvelu sopii erinomaisesti esimerkiksi liitolle, joka haluaa tarjota jäsenyhdistyksilleen tai -piireilleen yhteisen kotisivualustan.

Työasiat unohtuvat veden alla

Henrik Stürmerin työviikkoon mahtuu vielä koulutustilaisuuksia asiakkaiden verkkopalvelujen ylläpitäjille. Hän antaa myös asiantuntija-apua Kehätiedon omille myyjille, kun he neuvottelevat asiakkaiden kanssa uusista hankkeista.
Vapaa-ajalla Stürmer rentoutuu perheensä parissa. Rakkaimmaksi harrastuksekseen hän nimeää tekniikkasukelluksen, jossa erikoislaitteiden avulla mennään tavanomaista sukeltamista syvemmälle.
Tähän saakka syvin sukellus on ulottunut 65 metriin. Kiintoisimmat kohteet löytyvät Itämerestä.
– Työasiat eivät juolahda mieleen, kun pään päällä on tarpeeksi paljon vettä, Stürmer nauraa.

Matti Remes
Kuvat Olli Häkämies