Suomen Apteekkariliitto luottaa Kehätiedon tukipalveluun

Suomen Apteekkariliitto antoi tietojärjestelmäympäristönsä Kehätiedon valvontaan. Päivittäisissä tietokoneongelmissa Apteekkariliiton henkilöstö kääntyy Kehätiedon HelpDeskin puoleen. Oman tietohallinnon työtaakka on pienentynyt ja sisäinen asiakastyytyväisyys lisääntynyt.

 Suomen Apteekkariliitto on apteekkien edunvalvonta- ja palvelujärjestö. Lähes kaikki Suomen yksityiset apteekit ovat Apteekkariliiton jäseniä. Suomen Apteekkariliitossa ja sen tytäryhtiöissä työskentelee noin 90 henkilöä.

Apteekkariliiton tehtävänä on apteekkitoiminnan kehittäminen sekä koulutus- ja viestintäpalveluiden tuottaminen jäsenilleen. Apteekkariliitto myös ylläpitää lääkkeiden tuote- ja hintatietoja apteekkien kassajärjestelmiä varten ja tarjoaa apteekeille tietojärjestelmäpalveluja.

"Oman tietojärjestelmäympäristömme ylläpito oli aluksi uskottu omalle tietotekniikkayrityksellemme Pharmadatalle, jonka päätehtävänä on huolehtia apteekkien sähköisen asioinnin tietojärjestelmistä. Sen jälkeen oma tietohallintoyksikkömme otti tietojärjestelmäympäristön hoitoonsa. Nyt ylläpito ja tukipalvelut on uskottu Kehätiedolle. Olemme erittäin tyytyväisiä, kun ehdimme itse tehdä muutakin kuin paneutua päivittäisiin tietotekniikkakysymyksiin", kertoo tietohallintopäällikkö Toni Christiansen.

Vista-migraatio näytti yhteistyön edut

Kehätiedon ja Suomen Apteekkariliiton yhteistyö on alkanut jo vuonna 2002. Kehätieto on toimittanut Apteekkariliitolle useita liiton toiminnan kannalta kriittisiä sovelluksia muun muassa apteekkien tuotetiedostojen hallintaan. Myös Apteekkariliiton asiakasrekisteri on Kehätiedon suunnittelema ja toteuttama. Kehätieto huolehtii myös järjestelmien jatkokehityksestä ja ylläpidosta.

"Toissa vuonna toteutettu laaja Vista-migraatio oli luonteva vaihe ulkoistaa tietojärjestelmien ylläpito ja tukitoiminnot kokonaan Kehätiedolle", Christiansen kertoo.
Vista-migraatio oli mittava prosessi, joka alkoi jo vuonna 2007 tehdyillä kokeiluasennuksilla.Sovellustestaus aloitettiin syksyllä 2008 ja samalla vaihdettiin myös laitekanta. Puolet Apteekkariliiton henkilöstöstä on neuvontatyötä tekeviä asiantuntijoita, joille kaikille hankittiin omat kannettavat tietokoneet aiempien leasing-koneiden sijasta. Vistan käyttöönotto tapahtui vuoden 2009 alussa. Christiansen halusi ottaa Vistan käyttöön 64-bittisessä ympäristössä. Se onnistui suhteellisen vaivatta. Ainoastaan 64-bittisten tulostinajureiden löytäminen oli työlästä. Käyttöönotto tehtiin vaiheittain noin 10 hengen ryhmissä. Henkilöstö sai Kehätiedolta myös pikakoulutusta sekä uuden Windows Vista Enterprise- että Office 2007 Professional -version toimintaan. Myös itseopiskelumateriaalia oli tarjolla.

"Henkilöstön työtyytyväisyyden kannalta oli erinomaista, että Kehätieto oli paikan päällä läsnä neuvomassa ja ohjaamassa uusien versioiden käyttöä."

"Muutos oli suuri, kun sekä koneet että ohjelmat vaihtuivat, ja odotin suurempia ongelmia. Nyt ongelmia ei ollut, tai ehkä Kehätieto vain ratkoi ne niin, ettei meidän itsemme tarvinnut edes tietää niistä", Christiansen pohtii.

Tukipalvelut etäyhteyden päässä

Nyt Kehätieto valvoo Apteekkariliiton palvelimia etäyhteyden päässä 24 tuntia vuorokaudessa läpi vuoden. Jos automaattinen valvonta havaitsee häiriöitä järjestelmäympäristössä, Kehätiedon asiantuntijat saavat hälytyksen ja korjaavat toimet voidaan aloittaa viiveettä.
Virustorjunta- ja päivitystenhallintajärjestelmien ylläpito on keskitetysti Kehätiedon hallinnassa ja myös Apteekkariliiton toimiston palvelimet ovat tulossa Kehätiedon ylläpidettäviksi. Sovelluskehityksen ja ylläpitopalveluiden välinen synergia on suuri, ja koska Kehätieto tuntee ja hallitsee molemmat, se pystyy varmistamaan myös jatkuvan kehittämisen ja parantamisen.

Toni Christiansen arvostaa erityisesti Kehätiedon HelpDesk-palvelua, joka auttaa it-asioissa virka-aikana. Kehätiedon asiantuntijat saavat etätukiohjelmiston kautta helposti yhteyden Apteekkariliiton henkilöstön koneisiin ja ongelmat saadaan nopeasti korjattua. Riittää, että Apteekkariliitosta soitetaan HelpDeskin numeroon, avataan HelpDesk-sovellus ja annetaan Kehätiedolle lupa ottaa kyseessä olevan koneen työpöytä, hiiri ja näppäimistö käyttöön.

HelpDesk voi auttaa käyttäjää ikään kuin kädestä pitäen ilman, että syntyy matkakuluja paikan päälle tulemisesta. Esimerkiksi ohjelmien asennukset ja sovelluksiin liittyvä tuki onnistuvat helposti HelpDeskin kautta. 

"Kun henkilöstö on nyt saatu motivoitua käyttämään HelpDesk-palvelua, omaa aikaani ei enää kulu käytännön ongelmien ratkomiseen. Kehätiedon tukihenkilö on myös läsnä toimistollamme kahdesti viikossa. Palvelu on saanut henkilöstöltä osakseen paljon kiitosta."