Suomen Nuorisoseurojen Liitto: Kulttuuri- ja nuorisotoiminnalle helppo taustatyökalu

Suomen Nuorisoseurojen Liitto hakee uudella järjestörekisterillä yhtenäisyyttä monimuotoisen liiton toimintojen hoitamiseen. Yhteistyö Kehätiedon kanssa alkoi tiiviillä määrittelyprojektilla, jonka avulla rekisteriin liittyvät tarpeet saatiin hyvin hahmotettua.

Suomen Nuorisoseurojen Liittoon kuuluu 825 nuorisoseuraa eri puolilla Suomea. Niillä on 74 000 jäsentä ja ne pitävät yllä 600 nuorisoseurantaloa. Liitto tukee nuorisoseurojen sekä alueellisten keskusseurojen toimintaa, toteuttaa niiden kanssa erilaisia kehittämisprojekteja, järjestää koulutusta ja tapahtumia ja tukee harrastustoimintaa.

"Aiemmin liitolla ei ollut minkäänlaista keskitettyä järjestörekisteriä. Kaikki nuorisoseurat hoitivat omia jäsen- ja toimintatietojaan omilla tavoillaan, mikä oli varsin työlästä ja sekavaa. Piiri- ja liittotasolla erilaisia rekistereitä oli varmasti satoja aina lehti- ja ansiomerkkirekistereistä ohjaaja- ja luottamushenkilörekistereihin", kertoo järjestöpäällikkö Hannu Ala-Sankola.

Onnistumisen eväät kerättiin määrittelyvaiheessa

Uuden yhtenäisen selainpohjaisen rekisterin toteuttaminen aloitettiin perusteellisella määrittelyhankkeella. Liitto pyysi tarjoukset useilta toimittajilta ja päätyi Kehätietoon. Kun määrittelyt saatiin tehtyä, vuorossa oli uusi tarjouskierros, jonka Kehätieto myös voitti.

"Määrittelyvaihe oli erittäin tärkeä. Sen kuluessa saimme hyvin hahmotettua, millainen lopputuotteen pitää olla. Kun taustalla on laaja kenttä toimijoita, mielipiteiden ja käyttäjätoiveiden huomioiminen olisi ollut hankalampaa varsinaisessa toteutusvaiheessa ilman erillistä määrittelyprojektia."

Määrittelytyössä oli Kehätiedon edustajien ja Ala-Sankolan lisäksi toimijoita nuorisoseuraorganisaation eri tasoilta.

"Suurimpana haasteena oli hahmottaa järjestörakenteesta nousevat tarpeet ja rajata mukaan otettavat toiminnot. Vaikka tunnemme itse oman toimintamme, Kehätiedon näkemys ja kokemus järjestörekistereiden suunnittelusta oli suureksi avuksi. Kehätieto pääsi myös hyvin kiinni meidän erityispiirteisiimme ja pystyy sovittamaan ne rekisterin tekniseen toteutukseen."

Nyt, kun määrittelyt on tehty ja rekisterin käytännön toteutus alkanut, Ala-Sankola odottaa hyvillä mielin ensi vuotta ja rekisterin vähitellen tapahtuvaa käyttöönottoa. Suomen Nuorisoseurojen Liitto saa koko järjestökenttänsä jäsenasioiden, laskutuksen ja raportoinnin hoitamiseen helpon ja käyttäjäystävällisen työkalun, joka ei vaadi erikseen asennettavia ohjelmia ja jonka ylläpito onnistuu niin liitto- kuin paikallistasolla.