Taksiliitto sai organisaationsa näköisen työkalun
Suomen Taksiliiton entinen jäsenrekisteri oli vanhentunut sekä teknisesti että toiminnallisuuksiltaan. Kehätiedon toteuttama uusi rekisteri huomioi organisaation moniportaisen luonteen ja tuo sujuvuutta jäsentietojen ja -maksujen hallintaan.
"Uudella rekisterillä tehostamme toimintatapojamme ja pystymme tarjoamaan jäsenillemme entistä parempaa palvelua. On tärkeää, että rekisteri tuo kustannussäästöjä toimintaamme ja on helppokäyttöinen", luonnehtii Taksiliiton palvelupäällikkö Anne Valtonen.
Suomen Taksiliitto on taksiyrittäjien edunvalvoja, jolla on jäsenenä noin 7700 taksitoimintaa harjoittavaa yritystä. Yrittäjät kuuluvat yhteen tai useampaan paikallisesti toimivaan jäsenyhdistykseen sen mukaan, miten paljon heillä on autoja ja millä paikkakunnilla ne liikennöivät. Jäsenyhdistykset kuuluvat alueyhdistykseen ja ne edelleen katto-organisaatioon eli Taksiliittoon.
Uudesta rekisteristä haluttiin luoda Taksiliiton yksilöllisiä tarpeita palveleva ratkaisu, jota on mahdollista kehittää myöhemminkin. Selainpohjainen rekisteri on nyt yhtä hyvin Taksiliiton kuin alueyhdistystenkin käytettävissä. Alueyhdistysten toiminnanjohtajat esimerkiksi pääsevät vaivatta käsiksi kaikkeen tarvitsemaansa raportointitietoon.
Tehoa jäsenmaksuhallintaan
"Kolmiportaisessa organisaatiossamme jäsenmaksujen hallinta on haastavaa. Yrittäjät maksavat jäsenmaksua jäsenyhdistykselle, alueorganisaatiolle ja Taksiliitolle. Jäsenmaksun lisäksi peritään myös muita maksuja, jotka vaihtelevat yhdistyksittäin", Valtonen kertoo.
Jäsenrekisteri huomioi eri jäsenmaksulajit ja tuottaa kaikki raportit niin, että organisaation porrastus tulee esille. Kehätieto loi myös liittymärajapinnat Logican toimittaman Sonet-taloudenohjausjärjestelmän ja jäsenrekisterin välille. Nyt jäsenrekisteri tuottaa kaikki laskuaineistot ja ohjaa ne Sonetiin, joka tuottaa laskut jäsenille. Laskuaineistot menevät myös Sonetin myyntireskontraan ja vastaavasti laskusuoritusten tiedot tulevat Sonetista jäsenrekisteriin.
"Myös jäsensuoritusten tilitys eteenpäin alue- ja paikallisyhdistyksille sujuu helposti", Valtonen kiittelee.
Taksiliitto lähti rekisterihankkeeseen varsin tiukalla aikataululla. Määrittelyvaihe oli tehty jo etukäteen ja yhteistyö Kehätiedon kanssa aloitettiin määrittelyn tarkennuksella keväällä 2008. Kesällä alkoi toteutus ja jo tammikuussa 2009 tärkeän vuosilaskutuksen aikaan rekisteri voitiin tavoitteiden mukaan ottaa käyttöön.
"Varmistimme järjestelmän toimivuuden testaamalla sitä paljon ennen käyttöönottoa. Tärkeää onnistumiselle on myös hyvä jatkuva vuoropuhelu Kehätiedon kanssa."