Takuu-Säätiö hallitsee herkkiä prosesseja vahvalla tietojärjestelmällä

Takuu-Säätiö tarjoaa ylivelkaantuneille yksityishenkilöille kuntouttavaa tukea järjestelylainojen takauksilla sekä moninaisella neuvontatoiminnalla. Takaustoiminnan tietojärjestelmä TATI on Takuu-Säätiön perustyökalu.

Takuu-Säätiö on vuonna 1990 perustettu valtakunnallinen sosiaalialan järjestö, joka edistää taloudellisessa kriisitilanteessa olevien henkilöiden itsenäistä selviytymistä. Se tarjoaa maksutonta puhelinneuvontaa sekä takauksia pankista nostettaville järjestelylainoille, joilla ylivelkaantuneen asiakkaan useat lainat yhdistetään yhdeksi uudeksi lainaksi.

”Takaus on tarkoitettu sairauden, työttömyyden tai muun ennalta arvaamattoman syyn vuoksi velkaongelmiin joutuneille. Järjestelyn tavoitteena on saada velallisen talous kuntoon niin, että hän suoriutuu olemassa olevista veloistaan eikä joudu uudelleen velkaongelmiin”, kertoo toiminnanjohtaja Leena Veikkola.

Perustamisestaan lähtien Takuu-Säätiön ajatuksena on ollut tarjota vapaaehtoinen, kunniallinen tapa ylivelkaantumisesta selviytymiseen. Säätiö tekee myös aloitteita, antaa lausuntoja, osallistuu tutkimustoimintaan ja kouluttaa eri alojen ammattilaisia. Takuu-Säätiön toiminta rahoitetaan pääosin Raha-automaattiyhdistyksen varoin.

Luottamuksellisia tietomassoja

Sitä mukaa kun Takuu-Säätiön toiminta on kasvanut ja kehittynyt, vaatimukset säätiön omien työkalujen kehittämiseksi ovat lisääntyneet. Millainen rooli tietotekniikalla on Takuu-Säätiön toiminnassa?

Toiminnanjohtaja Leena Veikkola: ”Takausrekisterimme eli takaustoiminnan tietojärjestelmä TATI on tärkein työkalumme. Se on perusta koko toimintaprosessillemme ja päätöksenteollemme. Meillä on noin 20 000 asiakasta ja joudumme hallitsemaan paljon herkkää ja luottamuksellista tietoa ja monenlaisia tunnuslukuja. Tehokkaasti ja luotettavasti toimiva tietojärjestelmä on äärimmäisen tärkeä.”

ATK-suunnittelija Kari Sihvonen: ”Vanha järjestelmämme oli jo aikansa elänyt. Se oli suunniteltu palvelemaan huomattavasti pienempää asiakasmäärää. Kehätiedon kanssa lähdimme suunnittelemaan täysin uutta nykyajan tarpeita vastaavaa järjestelmää.”

Helppoutta jokapäiväiseen työhön

Takausjohtaja Näbil Radi: ”Uusi takausrekisteri kattaa Takuu-Säätiön koko asiakaskannan. Takuuhakemukset käsitellään rekisterin avulla. Rekisteri sisältää tiedot asiakkaiden tuloista, menoista, veloista ja varallisuudesta. Sen tarjoamien taulukkolaskelmien avulla on helppo analysoida asiakkaiden talouden tilaa ja saada myös yleisempää tilastotietoa eri velkatyypeistä.”

Leena Veikkola: ”Säätiön johtoryhmä ja viime kädessä hallitus tekee takauspäätökset. Käsittelyn valmistelua ja päätöksentekoa helpottaa suuresti se, että saamme kaikki tarvittavat dokumentit suoraan yhdestä tietojärjestelmästä.”

Kari Sihvonen: ”Selainpohjaisena Microsoftin teknologialla toteutettu rekisteri on helppokäyttöinen. Se on myös integroitu käytössämme olevaan perintäsovellukseen ja tiedot perittävistä takauksista siirtyvät sinne automaattisesti. Tämä vähentää huomattavasti käsin tehtävää työtä.”

Näbil Radi: ”Samalla kun työ helpottuu, myös virheiden mahdollisuus vähenee. Voimassa olevia takauksia meillä on noin 3000 kappaletta, euroina se merkitsee n. 20 miljoonaa. Uusia takaushakemuksia tulee vuosittain noin 1000 ja muutoshakemuksia noin 500. Vireillä olevia hakemuksia on kerrallaan noin 500. Tällaisen tietomassan hallitseminen edellyttää sekä tietoturvallista että tehokasta tietojärjestelmää.”

Joustavaa yhteistyötä

Uuden järjestelmän toteuttamista alettiin pohtia ensimmäisen kerran vuoden 2004 syksyllä. Loppukesästä viime vuonna järjestelmä otettiin käyttöön. Millaisia valmiuksia uuden järjestelmän kehittäminen vaati tilaajalta ja toteuttajalta?

Kari Sihvonen: ”Kun suunnittelimme järjestelmää Kehätiedon kanssa, keskinäinen ymmärrys tarpeista ja tavoitteista oli erittäin tärkeää. Haasteellista oli luoda näkemys siitä, mitä ylipäänsä haluamme.”

Näbil Radi: ”Pitkäkestoisessa hankkeessa vaadittiin joustavuus. Samalla kun järjestelmää luotiin, omat prosessimme ehtivät muokkautua uudelleen ja järjestelmän piti kehittyä mukana.”

Kari Sihvonen: ”Hiontaa toki tehdään yhä edelleen. Viime kädessä vasta kokemus näyttää, miten järjestelmän ominaisuuksia pitää kehittää niin että ne vastaavat parhaiten prosessejamme.”

Leena Veikkola: ”Koko hanke on sujunut yllättävän huomaamatta. Aluksi pelkäsin ongelmien syntymistä ja muutosvastarintaa, mutta kaikki vaikuttavat nyt varsin tyytyväisiltä.”