Tietotekniikan liitto: Jäsenrekisteristä jäsentietojen CRM-järjestelmä

IT-ammattilaisia palvelevalla yhteisöllä on oltava käytössään ajanmukaiset IT-työkalut. Tietotekniikan liiton tärkein väline jäsenasioiden hoidossa on Kehätiedon toteuttama uusi jäsenrekisteri. 

Tietotekniikan liitto on tieto- ja viestintäalan johtava järjestö Suomessa. Se on IT-alan ammattilaisten ja yritysten yhteisö, jonka tavoitteena on jäsenistön ammatillisen osaamisen kehittäminen ja alan ammattien arvostuksen lisääminen.

"Teemme tutkimustyötä, koulutamme, kehitämme, tiedotamme ja vaikutamme. Tarjoamme jäsenillemme ajankohtaista tietoa kotimaisesta ja kansainvälisestä kehityksestä. Monet tapahtumamme antavat hyvän mahdollisuuden alan ammattilaisten keskinäiseen vuorovaikutukseen ja verkostoitumiseen", selittää suunnittelujohtaja Pentti Saastamoinen.

Tietotekniikan liitto toimii sekä henkilö- ja yhteisöjäsentensä yhteenliittymänä että jäsenyhdistystensä kattojärjestönä.

"Jäseninämme on 27 alueellista yhdistystä, teemayhdistystä tai opiskelijayhdistystä. Henkilöjäseniä liittoyhteisöömme kuuluu noin 18 000 ja lisäksi mukana on yli 500 tietotekniikkaa tuottavaa tai käyttävää yritystä ja organisaatiota", kertoo liiton jäsenasioita hoitava Anneli Ranta-Kuusinen.

Kokonaisvaltainen jäsentietojen hallintajärjestelmä

Tietotekniikan liiton laajaan jäsenkuntaan kuuluu sekä itse jäsenmaksunsa maksavia jäseniä että niitä, joiden jäsenmaksun maksaa työnantaja. Jäsenmaksut laskutetaan vuoden vaihteessa kalenterivuosi kerrallaan. Vuoden mittaan liittoon liittyy myös uusia jäseniä, joiden jäsenmaksu laskutetaan liittymiskuukauden mukaan. Jo pelkästään jäsenmaksutietojen sujuva hallinta edellyttää hyvin suunniteltua ja tehokkaasti toimivaa jäsenrekisteriä.

Kehätieto on integroinut jäsenrekisterin liiton taloushallinnon järjestelmään yhdessä taloushallinnon järjestelmätoimittajan kanssa. Integrointi mahdollistaa esimerkiksi jäsenmaksulaskutuksen tietojen siirtymisen suoraan liiton kirjanpitoon.

Jäsenrekisterin avulla hallitaan myös liiton jäsenetuja. Rekisteri sisältää muun muassa jäsenetulehtien osoiterekisterit. Tietotekniikan liiton henkilöjäsenten jäsenmaksuun sisältyy Tietokone-lehti. Sen lisäksi jäsenet voivat lisämaksusta valita yhden vapaavalintaisen lehden. Myös jäsenyhdistyksillä on omia lehtiään, jotka postitetaan jäsenille rekisteritietojen perusteella. 

"Liitto lähettää jäsenilleen myös kuudesti vuodessa räätälöidyn sähköisen jäsentiedotteen. Lisäksi jäsenetuihin kuuluu muun muassa koulutustapahtumia, etuja matkatoimistoista ja hotelleista sekä ohjelmisto- ja internetpalveluista. Yhteisöjäsenet saavat muun muassa mahdollisuuden osallistua kahdesti vuodessa järjestettävään Yhteisöjäsentapahtumaan", Ranta-Kuusinen kertoo.

Jäsenetujen hyödyntämistä hallinnoidaan jäsenrekisterin avulla. Esimerkiksi tiedot vapaavalintaisten lehtien tilauksista kulkevat jäsenrekisteristä suoraan lehtitalojen tilausjärjestelmiin.

Monimuotoinen järjestörakenne ja laaja palveluvalikoima asettavat haasteita jäsenrekisterin toiminnoille. Tietotekniikan liiton uusi jäsenrekisteri lähestyykin luonteeltaan jo asiakashallinnan CRM-järjestelmää.

"Uuden jäsenrekisterin avulla voimme tallentaa monipuolisempaa tietoa jäsenistämme. Entistä tarkempi tieto jäsenistömme tarpeista ja toiveista auttaa meitä kehittämään toimintaamme ja palvelemaan jäseniämme entistä paremmin.", Saastamoinen painottaa.

"Jäsenrekisterin hyödyt näkyvät jäsenkunnalle suoraan myös siinä, että toimintamme on entistä sujuvampaa ja saumattomampaa", Ranta-Kuusinen lisää.

Tehokas kertakirjautuminen

Tietotekniikan liiton uuteen jäsenrekisteriin liittyvä erityispiirre on kertakirjautumisominaisuus. Jokainen Tietotekniikan liiton jäsen saa käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla hän pääsee kirjautumaan liiton internetsivujen kautta liiton jäsenpalveluihin. Kun kirjautuminen on kerran tehty, uutta kirjautumista muille liittoyhteisöön kuuluville sivuille ei tarvitse enää tehdä.

"Liiton oman henkilöstön lisäksi myös jäsenillä ja jäsenyhdistysten edustajilla on jäsensivuillamme eritasoisia käyttöoikeuksia. Jäsen voi esimerkiksi itse käyttää jäsenetujaan ja ylläpitää yhteystietojaan. Jäsensivuilla yhteystietoihin tai vaikkapa lehtitilauksiin tehdyt muutokset välittyvät suoraan jäsenrekisteriin. Liiton yritysjäsenet voivat puolestaan esimerkiksi julkaista omaa materiaaliaan ja tapahtumatietojaan jäsensivuilla", selittää Saastamoinen.

"Kertakirjautumisoikeuden toteuttaminen on ollut haastavaa, mutta se tekee koko jäsenpalvelustamme entistä joustavampaa ja sujuvampaa", Saastamoinen painottaa.

Mutkatonta yhteydenpitoa

Uusi järjestörekisteri otettiin joulukuussa rinnakkaiskäyttöön vanhan, jo aikansa eläneen rekisterin kanssa. Alkuvaiheessa liitto varautui siihen, että se joutuu tarkistamaan noin 25 000 jäsenen tiedot. Suuri jäsentietojen määrä johtuu siitä, että myös päättyneet jäsenyydet pysyvät rekisterissä siltä varalta, että entisen jäsenet liittyvät myöhemmin uudelleen liittoon.

"Vaikka projekti on ollut suuri ja haastava, se on sujunut hyvin. Se ei ole lainkaan pahin, missä olen ollut mukana", naurahtaa Ranta-Kuusinen.

"Onnistumisen takeena on ollut perusteellinen määrittelyvaihe."

Kehätiedolle Tietotekniikan liitto oli haastava asiakas, sillä liitto on itse muun muassa laatinut ohjeet tietotekniikkaprojektin määrittelyvaiheelle.  Saastamoinen ja Ranta-Kuusinen ovat olleet tyytyväisiä Kehätiedon toimintaan.

"Yhteydenpito on koko ajan ollut sujuvaa ja säännöllistä ja olemme voineet luottaa Kehätiedon hyvään ja vilpittömään asenteeseen. Sähköpostit kulkevat sujuvasti ja puhelimeen vastataan aina. On tärkeää, että saamme Kehätiedon kiinni aina, kun siihen on tarvetta", Ranta-Kuusinen tiivistää.