Muutoksen myötä Agronomiliiton tietojärjestelmä toteutettiin kokonaan Microsoftin ympäristössä. Palvelin ja kaikki toimiston työasemat vaihdettiin uusiin. Sähköpostit siirrettiin Microsoftin Office 365 -pilvipalveluun. 

Reilu vuosi sitten Agronomiliitto pisti toimistonsa tietojärjestelmän remonttiin ja aloitti samalla yhteistyön uuden IT-kumppanin Kehätiedon kanssa. Muutokseen ajoi silloisen tukikumppanin halu keskittyä muihin hommiin sekä käytössä olleen tietojärjestelmän vanhanaikaisuus.

– Tarvitsimme uuden järjestelmän, vaikka toimintamme ei vaadi huipputeknologiaa, sanoo Agronomiliiton toiminnanjohtaja Jyrki Wallin.

Entisestä Linux-pohjaisesta järjestelmästä oli yksinkertaisesti tullut teknisesti liian vanha. Käytännön työskentelyä haittasivat varsinkin yhteensopivuusongelmat, joita ilmeni tiedostojen jakamisessa ja ohjelmien käyttämisessä. Esimerkiksi työssä tarpeellisten Microsoftin toimisto-ohjelmien pyörittäminen Linux-ympäristössä oli hankalaa.

Sopivan kokoinen kumppani

Agronomiliitto valitsi Kehätiedon suunnittelemaan ja toteuttamaan IT-ympäristönsä saneerauksen melko perusteellisen prosessin tuloksena. – Yritimme etsiä pitkäaikaisen kumppanin, joka ymmärtää mitä teemme, toiminnanjohtaja kertoo.

Agronomiliitto pyysi tarjouksia eri yrityksiltä, joista muutamaa haastateltiin. Lisäksi Wallin soitteli läpi ehdokkaiden referenssejä. Järjestökentältä ennestään tutun Kehätiedon referensseistä löytyi tuttujakin, joiden suosituksiin oli helppo luottaa. Kilpailukykyisen hinnan lisäksi valinnan ratkaisi Kehätiedon sopiva koko. – Oma elämänkokemukseni kertoi, että kumppanin täytyy olla oikean kokoinen, Wallin sanoo. Wallinin teorian mukaan kumppanin on oltava tarpeeksi pieni arvostaakseen asiakkuutta, mutta tarpeeksi iso, jotta palvelu ei nojaa vaikka vain yhden ihmisen harteilla.

Agronomiliiton vuokralainen, samassa rakennuksessa toimiva Luonnontieteiden Akateemisten Liitto oli myös tietojärjestelmän uudistuksen tarpeessa ja valitsi Kehätiedon kumppanikseen. Kahden Akavan jäsenjärjestön keskinäinen sparraus oli tiivistä ja hedelmällistä.

 

Vakaa ja tehokas järjestelmä

Muutoksen myötä Agronomiliiton tietojärjestelmä toteutettiin kokonaan Microsoftin ympäristössä. Palvelin ja kaikki toimiston työasemat vaihdettiin uusiin. Sähköpostit siirrettiin Microsoftin Office 365 -pilvipalveluun. Kehätieto toteutti vaihdoksen yhteistyössä väistyvän IT-kumppanin kanssa ja vanha palvelin pidettiin toiminnassa loppuun asti. – Se oli helppo muutos, niin kivuton kuin voi olla, Wallin kiittelee.

Tällä hetkellä Kehätiedon rooliin kuuluu palvelimen ylläpito ja työasematuki. Kehätiedon yhteyshenkilö käy joka toinen viikko Agronomiliiton toimistolla parin tunnin tukikäynnillä. Tosin toimistolla ei puhuta yhteyshenkilöstä vaan Juhasta tai Matsista. – Tuntuu hyvältä, että kaverit eivät vaihdu joka kuukausi. HelpDesk-puhelinpalvelu täydentää tarvittaessa tukikäyntejä. Wallinin mukaan tuen tarve on tällä hetkellä pieni, sillä järjestelmä on reilun vuoden aikana osoittautunut vakaaksi.

Aikaisempaa kalliimpi järjestelmä maksaa itsensä takaisin tehokkuudessa. – Silläkin on hintansa, jos tekniikka ei toimi ja työn tekeminen estyy, Wallin sanoo. Vaikka Agronomiliiton toimistolla ei varsinaisesti tehdä tuottavaa työtä, on uusi järjestelmä parantanut työn sujuvuutta, kun aika ei kulu tekniikan kanssa taisteluun. – Kukaan toimistolla ei haikaile vanhan perään.

Uuden järjestelmän myötä työntekijät voivat myös entistä helpommin työskennellä etänä. Wallin on huomannut, että etätyöt ovat selvästi lisääntyneet. – Nyt meidän systeemi on sillä tasolla, että kotona voi tehdä tietyt työt jopa tehokkaammin, hän kertoo.

Jatkuva kumppanuus

Seuraavana Kehätiedon ja Agronomiliiton yhteisellä työlistalla on toimiston etäkokousjärjestelmien rakentaminen. Tulevat IT-ympäristön kehitystarpeet kartoitetaan vuosittaisissa palavereissa. – Toivon, että Kehätieto tuo aktiivisesti esille kehitysehdotuksia, jos meidän tavassa tehdä on jotain hassua tai hölmöä, Wallin sanoo. Tähänastisesta yhteistyöstä Wallin antaa Kehätiedolle kiitettävän arvosanan ja toivoo yhteistyön jatkuvan samaan malliin. – Tavoitteena on hyvä, pitkä kumppanuus.

---

Agronomiliitto

Agronomiliitto on palvelu- ja etujärjestö, joka ajaa maatalous-, elintarvike-, ravitsemus-, kotitalous-, kuluttaja- ja ympäristötieteiden asiantuntijoiden ammatillisia ja yhteiskunnallisia etuja. Vuonna 1897 perustettu Agronomiliitto on Akavan jäsenjärjestö. Liitolla on noin 6 000 jäsentä ja 25 jäsenyhdistystä. Liiton toimistolla työskentelee 10 henkilöä.

(Kehätiedon asiakaslehti 2013. Teksti: Tuisku Pirttimäki)