Suomen CP-liiton Kilta

  • Jäsenrekisteri
  • Tapahtumienhallinta
  • Lehtirekisteri
  • Ansiomerkit
  • Mailjet-uutiskirjetyökalu

Vammais- ja erityisliikuntajärjestö Suomen CP-liitto järjestää paljon kurssitoimintaa, jonka pyörittämiseen uusi Kilta on juuri sopiva alusta. Kurssien järjestäjien työtaakkaa helpottaa, kun tiedot ovat saman järjestelmän sisällä, ne löytyvät helposti ja pysyvät ajan tasalla kaikille käyttäjille.

CP-liitto oli käyttänyt Kilta-jäsenrekisteriä jo lähes kymmenen vuoden ajan, mikä on järjestelmälle tyypillinen elinikä. Oli siis aika päivittää rekisteri.

Toisena merkittävänä syy järjestelmän uusimiseen oli se, että kaikki CP-liiton käytössä oli useita rekisterejä, jotka haluttiin kaikki samaan samaan järjestelmään, kertoo järjestöpäällikkö Virpi Peltomaa.

Kaikki tiedot yhteen rekisteriin

Näin hän kuvailee tilannetta, josta uudistukseen lähdettiin:

- Kurssitoiminnalla oli oma erillinen ohjelma, avustaja- ja perhelomitustoiminnalla oli omansa. Neuvontaohjaustyön tietoja kirjattiin Exceliin. Mitkään näistä eivät kommunikoineet toistensa kanssa kunnolla. Esimerkiksi jos jonkin perheen tieto kurssirekisterissä muuttui, ei tieto päivittynyt muihin. Yksi tärkeimmistä syistä, miksi lähdimme uudistamaan rekisteriä oli se, että saimme kaikki samaan rekisteriin.

Liiton rekisterien tietoturva haluttiin myös saada ajan tasalle.

- Vanhat järjestelmät eivät vastanneet nykyisiä GDPR- tai muita tietosuojavaatimuksia. Halusimme hoitaa tietojen poistamisen vaatimusten mukaan. Kurssien hakemusvaiheessa myös kysytään terveydentilaan liittyviä asioita, ja on tiukasti määritelty, ketkä henkilökunnasta pääsevät niitä katsomaan. Kiltasta voimme tarkkaan määritellä tämän, Peltomaa kertoo.

Helpotusta työlääseen hakuprosessiin

CP-liiton rekisterihankinnasta tehtiin normaalikäytännön mukainen kilpailutus. Siinä loppusuoralle selvinneiden, samantyyppisten järjestelmien välillä Kiltan vaakakupissa painoi erityisesti yksi selkeä vahvuus.

- Kiltan tapahtumienhallintamoduuli vastasi parhaiten kurssitoiminnan tarpeitamme. Aiemmin hakuprosessi oli työntekijöillemme työläämpi. Vaikka ilmoittautumiseen oli käytössä verkkolomake, niin osallistujien tiedot jouduttiin siirtämään rekisteriin manuaalisesti.

CP-liiton sosiaalisen valmennuksen kurssitoimintaan osallistuu useita satoja henkilöitä vuodessa, mukaan lukien kurssilaiset, heidän mahdolliset perheenjäsenensä ja avustajansa sekä kurssien henkilökunta.

- Kurssimme ovat 3–6 päivää kestäviä internaattikursseja, joten osallistujista on kerättävä paljon tietoa. Majoitukseen, ruokavalioon ja avustamisen tarpeeseen liittyvän tiedon on oltava helposti saatavilla myös kurssien aikana.

Tilastotietoa rahoittajalle

CP-liiton uusi Kilta otettiin käyttöön helmikuussa 2022. Tapahtumienhallintamoduuli on tarkoitus ottaa täysimääräisesti käyttöön vuoden 2023 kurssien hakukierroksen yhteydessä.

Peltomaa mainitsee vielä yhden, oleellisen ominaisuuden liiton tarpeisiin: raportoinnin.

- Kiltasta saamme myös rahoittajan, eli Stean, vaatimaa tilastotietoa toiminnastamme.

CP-liiton työntekijöiden parissa digitaalinen edistysaskel on otettu hyvin vastaan.

-  Kilta on vienyt rekisterin pitämisen uudelle tasolle. Toki uuden alustan käyttöön ottaminen vaatii aina aikaa ja opettelua. Nyt on kuitenkin tunne, että olemme nykyajassa, Peltomaa sanoo.

VIrpi Peltomaa
- Kiltan tapahtumienhallintamoduuli vastasi parhaiten kurssitoiminnan tarpeitamme, järjestöpäällikkö Virpi Peltomaa kertoo.