Oletko koskaan ajatellut, kuinka paljon liittonne työntekijöiden työajasta kuluu asiakirjojen arkistointiin ja tietojen etsimiseen? Entä voitteko luottaa arkistonne tietoturvan pitävyyteen?

On arvioitu, että perinteisen arkiston käytössä kuluu jopa kahdeksan tuntia viikossa työntekijää kohden siihen, että tiedostoja joutuu etsimään. Tietojen kaivaminen myös helposti pitkittää jäsenpalvelun vastausaikoja.

Kumppaniyrityksemme PostNord Strålforsin eArkisto on pilvipalveluna tarjottava elektroninen arkistointipalvelu, joka ratkaisee muun muassa nämä ongelmat.

Käymme tässä artikkelissa lyhyesti läpi arkistoinnin perusasioita ja kerromme, miten sähköinen arkisto palvelee liiton tai järjestön tarpeita.

Mikä on sähköinen arkisto?

Sähköistä arkistoa koskevat samat ohjeet ja lait kuin perinteistä paperiarkistoa. Arkistointi on muun muassa järjestettävä suojatussa ympäristössä ja huolehdittava, että pääsy sinne on vain niillä henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja.

Käytännössä näiden vaatimusten noudattaminen on usein helpompaa sähköisessä arkistossa kuin paperiarkistossa.

Sähköisessä arkistossa voidaan hallinnoida dokumentin koko elinkaari – myös sen poisto oikeaan aikaan. Näin varmistetaan asiakirjojen pitkäaikainen säilytys, muuttumattomuus ja lain vaatimukset.

Myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset täytetään eArkiston avulla, koska jäsenelle voidaan milloin tahansa luovuttaa häntä koskevat dokumentit.

Mitä dokumentteja voidaan arkistoida?

eArkistoon voidaan tallentaa lain vaatimat säilytettävät dokumentit, mutta se palvelee myös asiakaspalvelun välineenä niiden asiakirjojen säilytyspaikkana, joihin voi olla tarvetta palata jälkikäteen.

Esimerkkejä arkistoitavista dokumenteista:

  • Lähtevä viestintä: jäsenlaskut, tiedotteet, viitelistat, kuulemiskirjeet jne.
  • Saapuva viestintä: liittymislomakkeet, tilaukset, eroamisilmoitukset jne.
  • Sisäiset dokumentit: toimintakertomukset, tilinpäätökset, työsopimukset, salassapitovelvoitteet, yhteistyösopimukset, muutosilmoitukset jne.

eArkisto sopii kaikille dokumenttityypeille, ja järjestelmä tukee tuhansia eri tiedostomuotoja kuten PDF, Office-, xml-, csv- sekä kuva-, ääni- ja videotiedostot.

 

Dokumenttien elinkaarta hallinnoidaan määrittämällä sääntöjä, joiden perusteella ne voidaan poistaa automaattisesti.

 

Miten eArkisto toimii?

Sähköisen arkiston käyttö vähentää huomattavasti käsin tehtävän työn määrää, koska toiminnassa syntyvät dokumentit arkistoituvat automaattisesti. Näin esimerkiksi, kun henkilö lähettää sähköisen jäsenhakemuksen, joka hyväksytään Kilta-järjestelmässä. Sen lisäksi, että hakemus tallentuu Kiltan puolella henkilön jäsentietoihin, siirtyvät hakemuksen tiedot automaattisesti PDF-dokumenttina eArkistoon.

eArkistosta työntekijät voivat hakea arkistoituja dokumentteja ja myös tuoda itse arkistoon uusia dokumentteja. Dokumenttien metatietoja, kuten käsittelyn status tai säilytysaika, voidaan tarvittaessa muokata, jos tämä on sallittu käyttäjälle. Metatietojen muokkaaminen ei kuitenkaan tarkoita, että dokumenttia itseään muokataan, vaan se säilytetään muuttumattomana.

Dokumenttien elinkaarta hallinnoidaan määrittämällä sääntöjä, esimerkiksi dokumentin iän tai metadatan perusteella, joiden perusteella dokumentit voidaan poistaa säännöllisesti ja automaattisesti.

Palvelu toimii selainpohjaisessa käyttöliittymässä, integroituna osaksi liiton Kilta-toiminnanohjausjärjestelmää. Rooliperusteisella käyttäjähallinnalla voidaan varmistaa, että tietty henkilö pääsee vain hänen roolilleen määrättyihin dokumentteihin. Pääsyä voidaan rajata palvelun ominaisuuksien tasolla, dokumenttitasolla tai jopa tehdä niiden sisällä hienovaraisempaa käyttäjähallintaa.

Käyttäjien tekemät toimenpiteet tallennetaan audit-lokiin, eli tapahtumat ja tietojen tarkastelut ovat aina jäljitettävissä.

 

Arkistoskannaus sopii kaikentyyppisille ja -muotoisille dokumenteille.

 

Fyysisen arkiston digitointi

Fyysisen arkiston sisällöt voidaan digitoida ja viedä sähköiseen arkistoon helposti ja kustannustehokkaasti arkistoskannauspalvelulla.

Arkistoskannaus sopii kaikentyyppisille ja -muotoisille dokumenteille. Skannauksen yhteydessä dokumenttien sisältö analysoidaan ja arvioidaan niiden säilytyksen tarve. Kustakin dokumentista kerätään tarvittavat metatiedot, jotta dokumentit ovat elektronisessa arkistossa helposti käytettävissä.

Eri kokoisiin tarpeisiin skaalautuva eArkisto-ratkaisu sopii järjestön käyttöön riippumatta siitä, ovatko volyymit joitakin tuhansia vai miljoonia dokumentteja.

Nyt jos koskaan on hyvä aika siirtyä pölyttyvistä arkistohuoneista nykyaikaiseen ja luotettavaan tapaan arkistoida.