K-kauppiasliiton Kilta

  • Jäsenrekisteri

  • Tapahtumienhallinta

  • CRM

  • Laskuaineiston luominen

  • Lehtirekisteri

  • Ansiomerkit

  • Luottamus 

  • Kauppiaiden verkkoasiointipalvelu 

  • Integraatio verkkosivuille

  • Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kun K-kauppiasliiton rekisterijärjestelmä oli aika uudistaa, päädyttiin liitossa jatkamaan hyvin toimivaa yhteistyötä Kehätiedon kanssa. Uusi, tuotepohjainen ratkaisu kannusti liittoa valitsemaan Kilta-toiminnanohjausjärjestelmän uudelleen.

Neljässätoista vuodessa ehtii tapahtua paljon, niin järjestön toiminnassa kuin digitaalisessa maailmassa.

K-kauppiasliiton vanha Kilta-rekisteri oli tulossa teknisiltä ratkaisuiltaan tiensä päähän, ja myös liiton toiminnassa ja ympäröivässä yhteiskunnassa oli tapahtunut muutoksia. Syntyi tarve nykyaikaiselle tietojärjestelmälle, joka vastaa muuttuneisiin vaatimuksiin.

- Vanhaan rekisteriin oli kertynyt paljon tietoa, mitä emme enää käytä. Halusimme uudistaa järjestelmän vastaamaan nykytilannetta, tietoturvaa koskevia lakeja sekä GDPR-asetusta, K-kauppiasliiton talouspäällikkö Anne Nyqvist kertoo.

Täydennettävä kokonaisuus

Kehätiedon valintaa puolsi uuden Kiltan tuotepohjainen ratkaisu, jolloin kokonaisuus on täydennettävissä eri tarkoituksiin soveltuvilla lisäosilla. Valinnassa painoi myös pitkäaikainen, hyvä kumppanuus Kehätiedon kanssa.

- Meille oli luonnollinen ratkaisu tehdä uudistus Kehätiedon kanssa. Yhteistyö on aina toiminut tosi hyvin, alusta asti samojen yhteyhenkilöiden kanssa. He tuntevat meidän tarpeemme jo valmiiksi, joten kaikkea ei tarvinnut aloittaa tyhjästä, Nyqvist perustelee.

K-kauppiasliiton uusi Kilta otettiin käyttöön syyskuussa 2021. Projekti alkoi edellisenä vuonna tehdyllä määrittelyllä. Muutostyöt perus-Kiltaan veivät noin puoli vuotta, sillä liiton organisaatiorakenne poikkeaa perinteisistä järjestöistä, joiden mukaan Kilta on suunniteltu.

Tehokasta raportointia ja tiedonhankintaa

K-kauppiasliiton yksi vaatimus uudelle järjestelmälle oli, että se tarjoaisi edistyneempiä raportointiratkaisuja.

- Raportointi ja tietojen poiminta toimii nyt paljon nopeammin kuin ennen, mikä on meille iso etu, Anne Nyqvist sanoo.

Vanhan rekisterin aikana joitakin tietoja säilytettiin Excel-taulukoissa, mutta nyt kaikki on viety uuteen järjestelmään. Tämä helpottaa Nyqvistin mukaan arjen työtä:

- Enää ei tarvitse miettiä, olenko muistanut päivittää tiedot joka paikkaan, kun kaikki on yhdessä samassa järjestelmässä.

Myös nettilomakkeiden liittäminen suoraan Kiltaan on suunnitteilla. Tavoite on, että jäseniltä kerättävät tiedot päivittyvät jatkossa suoraan rekisteriin ilman välivaiheita.

Tapahtumat jälleen käyntiin

Kilta Tapahtumienhallinta -moduuli on yksi uusista ominaisuuksista, jotka käytännössä helpottavat ja tehostavat liiton toimintaa.

- Tässä on todella paljon mahdollisuuksia, emmekä ole vielä ehtineet kaikkia edes hyödyntää. Voimme hallinnoida tapahtumia, lähettää kutsut sähköpostilla ja viestiä osallistujille tekstiviestillä. Varsinkin, kun voidaan taas kutsua kauppiaita saman katon alle, tämän hyödyt tulevat todella esille, Nyqvist iloitsee.

K-kauppiasliitto on K-kauppiaiden yhteistoiminta- ja edunvalvontajärjestö, johon kuuluu lähes 1 100 K-kauppiasyrittäjää. Rekisteri sisältää noin 14 000 nimeä ja käyttäjiä on noin 10.


 

Lue lisää Kilta-ratkaisuistamme tai ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella!