Kilta Sähköinen vaali -lisäosalla toteutat luotettavan etä-äänestämisen järjestöjen henkilövaaleissa ja asiakysymyksissä.

Isojen kokoontumisten rajoittaminen on aiheuttanut kysymyksiä siitä, miten järjestöjen vuosikokoukset ja niissä tehtävät äänestykset voidaan parhaiten järjestää. 

Syyskuussa 2020 eduskunta hyväksyi väliaikaisen poikkeamislain, joka sallii etäosallistumisen vaihtoehtoisena osallistumistapana yhdistyksen kokoukseen. Sen soveltamisen edellytyksenä on, että jäsenen osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan varmistaa kuten perinteisessä kokouksessa. 

Miten siis voit järjestää järjestön sähköiset vaalit luotettavasti ja lain kirjaimen mukaan? Huomioi ohjelmiston valinnassa ainakin nämä seikat. 

1. Äänioikeutettujen henkilöiden tuonti 

Voit tuoda äänestämään oikeutetut henkilöt Kilta-vaalijärjestelmään joko yksitellen tai joukkona.  

Jos vaalijärjestelmä on liitetty Kilta-rekisteriin, voit tuoda tiedot suoraan jäsenrekisteristä. Ulkopuolisesta järjestelmästä äänioikeutettujen tiedot tuodaan CSV-tiedostona. 

2. Ehdokasasettelu ja vaaliluettelon hallinta 

Tuo ehdokkaat järjestelmään ja vahvista ehdokasasettelu määräpäivään mennessä. Ehdokkaiden tietoja voidaan muokata tähän asti. 

Ehdokkaan omalla sivulla näkyvät hänen esittelytekstinsä, kuvansa ja mahdollinen linkki verkkosivustolle. Jos ehdokkaat löytyvät Kilta-jäsenrekisteristä, joitakin heidän perustietojaan voidaan poimia suoraan sieltä. 

3. Äänestysoikeuden varmistaminen 

Ilmoita äänestäjille äänestysoikeudesta ja äänestysajasta määräaikaan mennessä kirjeitse tai sähköpostilla. 

Äänestäjä tunnistetaan Kilta-sovellukseen henkilökohtaisten tunnusten avulla. Jos järjestölläsi ei ole käytössään jäsenten verkkoasiointipalvelua, voit toimittaa tunnukset äänestäjille sähköpostilla. 

Järjestelmä rekisteröi tiedot äänensä antaneista, jotta kukaan ei pääse äänestämään useammin kuin yhden kerran. 

Vaalisovelluksesta voit lisäksi lähettää sähköposteja äänestäjille esimerkiksi muistutuksena äänioikeuden käyttämisestä. 

4. Vaalisalaisuuden turvaaminen

Vaalisalaisuus on sähköisessä vaalissa yhtä ehdoton kuin perinteisessä vaalissa.  

Vaikka vaalin järjestäjä tai vaalitoimikunta pääsevät Kilta-vaalisovelluksessa tarkastelemaan, ketkä ovat käyttäneet äänioikeuttaan, he eivät saa tietää, mitä kukin äänestäjä on äänestänyt. 

5. Ääntenlaskenta ja tuloksen vahvistaminen 

Voit vaalin järjestäjänä seurata äänestyksen tulosta reaaliaikaisesti Kilta-sovelluksessa. Lopullisen tuloksen saat ladattua Excel-muotoiseen vaaliraporttiin vaalin päätyttyä. 

Jos vaalimuotonne vaatii erityistä laskentatapaa, se tehdään vaaliraportin pohjalta ulkoisissa järjestelmissä. 

6. Äänestysaktiivisuus ja järjestämisen helppous 

Sähköinen äänestäminen sopii järjestön kokoustyökaluksi erinomaisesti myös normaalioloissa, sillä sen käyttäminen tarjoaa tasapuoliset mahdollisuudet kaikille äänestäjille antaa oman äänensä. Sähköisen äänestämisen on myös todettu lisäävän jäsenten äänestysaktiivisuutta. 

Kilta Sähköinen vaali -sovelluksen käyttö on selkeää ja helppoa, mikä lisää äänestystulosten luotettavuutta ja vähentää käsin tehtävän työn määrää.

Voitte ottaa lisäosan käyttöönne omana sovelluksenaan, vaikka järjestönne ei käyttäisi Kilta-jäsenrekisteriä. 

Haluatko kuulla lisää?

Webinaaritallenteessamme voit tutustua konkreettisten esimerkkien ja demon avulla, miten Sähköinen vaali -järjestelmä käytännössä toimii.