Microsoft tarjoaa suositun Office 365 -ohjelmistonsa voittoa tavoittelemattomille järjestöille veloituksetta. Kysyimme kolmen järjestön kokemuksia Office 365 Nonprofit -palvelusta.

Microsoftin maksuttomat Office 365 -paketit tarjoavat järjestöille muun muassa verkkoversiot Wordista ja Excelistä, kalenterin, sähköisen yhteystietokirjan, intranetin sekä sähköpostin, jossa on 50 gigatavua tilaa. Pakettiin kuuluu myös Skype for Business -palvelu.

Ilmaisversiossa on myös mahdollisuus tallentaa ja jakaa tiedostoja – jokaiselle käyttäjälle on teratavun verran tilaa. Erityisen suosittu on ollut mahdollisuus verkkokokousten pitämiseen pikaviestien ja HD-tason videoneuvottelujen avulla.

Premium-versioon sisältyvät lisäksi Officen perinteiset ohjelmat, kuten PowerPoint ja Outlook, ja niitä voi käyttää myös mobiililaitteilla. Premium-versio maksaa joko 1,70 euroa kuukaudessa käyttäjää kohti tai kaikkein hienoin paketti E3 4,40 euroa kuukaudessa käyttäjää kohti.

Työturvallisuuskeskus: sparrausta Skypessä

Työturvallisuuskeskuksen toimitusjohtaja Tiina-Mari Monni kertoo, että järjestö on käyttänyt Office 365 Nonprofit -palvelua muun muassa sisäiseen viestintään ja sähköposteihin. Erityisesti Skype for Business, entinen Lync, on löytänyt järjestössä paikkansa. Työturvallisuuskeskus järjestää asiakkailleen verkossa luentoja, joissa käsitellään työhyvinvointia. – Olemme käyttäneet Skypeä työhyvinvoinnin sparraustunteihin. Asiantuntijat puhuvat verkossa työhyvinvoinnin eri teemoista ja asiakkaat voivat esittää luentojen yhteydessä kysymyksiä, Monni kertoo. Maksuttomia, tunnin mittaisia sparraustunteja pidetään kerran kuukaudessa. Luentojen aiheina voivat olla muun muassa työsuhdeasioiden järjestäminen työpaikalla tai stressin ja psykososiaalisten riskien hallinta työssä.

Aluksi toiminta oli pienimuotoisempaa, mutta muutamassa vuodessa luentojen suosio on kasvanut. Monni kertoo, että keskimäärin luennoilla on 50–60 ihmistä, joskus jopa 80. 

Työturvallisuuskeskus tarjoaa palveluja työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin kehittämiseksi.

Hengitysliitto: Sähköpostit paikallisyhdistyksille

Kun Hengitysliitto otti Office 365 Nonprofitin käyttöön, järjestö loi kaikille 96 paikallisyhdistykselleen yhteneväiset, hengitysliitto.fi-loppuiset sähköpostiosoitteet. Yhdistykset käyttävät niitä aktiivisesti. Lisäksi jokaisen yhdistyksen hallituksen jäsenillä on mahdollisuus ottaa käyttöön henkilökohtainen yhdistyksen sähköpostiosoite. – Aiemmin tilaa oli vähän ja sähköposti meni helposti tukkoon. Nyt tilaa on enemmän, mikä on selkeä parannus palvelutasoon, liiton verkkotoimittaja Janne Elovirta sanoo. Kaikki aktiivit eivät kuitenkaan ole ottaneet henkilökohtaista osoitetta käyttöön. He ovat tottuneet hoitamaan asiat ”siviiliosoitteensa” kautta. – Toivomme, että he käyttäisivät Office 365 -mailia, sillä se helpottaisi yhteydenpitoamme heihin, kun osoite olisi aina sama.

Hengitysliiton yhdistykset voivat sijaita etäällä toisistaan, ja jopa yhdistysten sisällä välimatkat voivat olla etenkin Pohjois-Suomessa pitkiä. Elovirta kertoo, että Skype for Business on helpottanut järjestöaktiivien yhteydenpitoa. – He pystyvät pitämään kokouksia tai luentoja, jos eivät pysty tai jaksa kokoontua. Pohjois-Suomen aktiivinen aluesuunnittelijamme on hyvin hanakasti yrittänyt saada aktiivit ottamaan Skypen käyttöön.

Hengitysliiton tarkoituksena on edistää hengitysterveyttä ja hengityssairaan hyvää elämää.

ADHD-liitto: Helpottaa etätyötä

ADHD-liitolla on toimistossaan Office 365 Nonprofit Premium -paketti. Järjestön tiedottaja Jari Hämäläinen kertoo, että Premium-palvelu on sujuvoittanut ja helpottanut etätyöskentelyä sekä järjestön keskinäistä viestintää. Järjestön muilla aktiiveilla on käytössään peruspaketti. – Office 365 Nonprofit on oikeastaan juuri sitä, mitä haimme. Se on tuonut entisiin toimintatapoihimme verrattuna etuja liikkuvuuteen. Hämäläinen kertoo, että paketti on helpottanut myös manuaalisen työn tekemistä. Ohjelmia on helppo käyttää esimerkiksi selaimen välityksellä.

ADHD-liitolle paketin tärkein osa on Skype for Business. Järjestöllä on paljon aktiiveja kentällä, ja he tekevät hommia milloin missäkin. – Nyt olemme kaikkien tavoitettavissa ja pystymme työstämään juttuja yhdessä, vaikka emme olisikaan saman katon alla. Työn kulku on jouhevoitunut melkoisesti, Hämäläinen kiittelee. ADHD-liiton kuntoutuksen parissa työskentelevät toimivat työpareina. He käyttävät Office Nonprofitia paljon pikaviestintään.– He pitävät toisiinsa yhteyttä ja kokoustavat. He pystyvät juttelemaan koneella keskenään ja työstämään samoja dokumentteja. Kommentit saa reaaliajassa webkameran välityksellä. ADHD-liitolla on Oulussa aluetoimisto, jossa on yksi työntekijä. Myös hän osallistuu liiton kokouksiin Skypen kautta.

ADHD-liitto ry tukee ADHD-oireisia henkilöitä ja heidän läheisiään. Järjestö muun muassa antaa ohjausta, tukea ja neuvontaa sekä järjestää koulutuksia ja sopeutumisvalmennuksia.

(Kehätiedon asiakaslehti 2015. Teksti: Antti Halonen.)