Suomen Kylät ry toimii valtakunnallisena verkostona paikallisuuden puolesta. Järjestö ajaa kylien ja kaupunginosayhdistysten etuja sekä edistää paikallista kehittämistoimintaa.

Suomen Kylät edustaa noin 4000 kyläyhdistystä ja -toimikuntaa, 19 maakunnallista kylien yhteenliittymää, 54 seudullista Leader-ryhmää sekä kasvavaa joukkoa kuntatason kylien yhteenliittymiä ja kaupunginosayhdistyksiä.

Järjestön toiminta on organisoitu toimimaan täysin etänä Kehätiedon tarjoamien IT-ratkaisujen avulla.

Etätyöskentely on Suomen Kylät ry:n henkilökunnalle tuttua, koska he toimivat eri puolilla Suomea eikä varsinaista keskustoimistoa ole. Verkosto hyödyntää Microsoft 365 (ent. Office 365) ja Azure-palveluita Kehätiedon ylläpitäminä.

Käytännössä kaikki palvelut tuotetaan ”pilvestä” eli verkossa sijaitsevien pilvipalveluiden avulla. Kirjautuminen näihin palveluihin onnistuu mistä vain, ja tietoturvasta pidetään huolta vahvojen tunnistautumismenetelmien kuten kaksivaiheisen tunnistautumisen keinoin.

Etäkokoukset ovat arkipäivää

Suomen Kylät käyttää Sharepoint-yhteistyöohjelmistoa tietojen tallennus-, järjestely- ja jakamispaikkana sekä Teams-tiimityöskentelyalustaa.

Pilvipalveluiden käyttö on helpottanut organisaation arkea monella tapaa, kun esimerkiksi sähköpostia ei tarvitse kuormittaa valtavilla liitemäärillä. Tiedostot sijaitsevat SharePointissa yhteisellä alustalla, jossa niitä voidaan jakaa ja työstää yhteisesti.

- Tärkein hyöty näiden ohjelmistojen käyttämisestä on se, että kaikki pääsevät käsiksi omilta koneiltaan yhteisiin materiaaleihin pilvipalveluissa. Teams on osoittautunut toimivaksi kokousvälineeksi nyt, ja etäkokouksia on koronakriisin myötä pidetty ahkerasti. Käytännössä kaikki kokoukset pidetään parhaillaan Teamsin kautta, Suomen Kylät ry:n viestintäsuunnittelija Anssi Ketonen kertoo.

- Yksi tärkeä hyöty on myös tuo kätevä kalenteri, joka toimii sähköpostin ja Teamsin kautta. Kokousmuistutukset ovat toimivia ja kalenteri varoittaa samaan aikaan olevista tapaamisista, Anssi Ketonen mainitsee.

Korona ei lamauttanut toimintaa

Uuteen järjestelmään ja toimintatapaan siirryttiin vuonna 2019, kun Suomen Kylien koko IT-infrastruktuuri keskitettiin Microsoft 365 -palveluihin ja Microsoftin Azureen. Henkilökunta perehdytettiin uusien työkalujen käyttöön kahden Kehätiedon pitämän koulutuksen avulla.

Suomen Kylät siirtyi pilvipalveluiden käyttöön jo ennen koronakriisin alkua, joten maaliskuussa 2020 alkanut poikkeustila ei lamauttanut yhdistyksen toimintaa.

- Toimintamme on jatkunut lähes normaalina. Uudet välineet ovat vaatineet toki totuttelua, mutta pääosin käyttäjien palaute on ollut positiivista, Ketonen sanoo.

Tarvittaessa Suomen Kylät ry:n henkilökunta voi ottaa yhteyttä Kehätiedon helpdeskiin, jonka asiantuntijat auttavat heitä päivittäisissä ongelmatilanteissa. Yleensä ongelma voidaan korjata nopeasti etäyhteyden avulla.