Suomen Nuorisoseurojen Kilta

  • Jäsenrekisteri

  • Toimintaryhmät

  • Tapahtumat

  • Seura- ja toimintaryhmähaku

  • Sähköinen ilmoittautumislomake

  • Jäsenportaali

  • Laskutus

  • Lehtitilausrekisteri

Kilta-tapahtumienhallintamoduuli palvelee Suomen Nuorisoseurojen toimintaa paikallistasolta liittotasolle. Tapahtumien ja toimintaryhmien ilmoittautumiset välittyvät verkkolomakkeelta suoraan rekisteriin jatkotoimenpiteitä varten.

Suomen Nuorisoseurat ry on valtakunnallinen järjestö, jossa järjestetään vuosittain tuhansia tapahtumia ja harrastusryhmiä. Niitä hallinnoidaan Kilta-rekisteriin liitetyn Tapahtumienhallinta-moduulin avulla.

Järjestön toiminnan keskiössä ovat säännöllisesti kokoontuvat, paikalliset toimintaryhmät. Järjestö hyödyntää Kilta-tapahtumahallintaa myös ryhmiin ilmoittautumisten hallinnoinnissa.

- Paikallisseuroilla on vähemmän yksittäisiä tapahtumia, oleellista on toimintaryhmien kirjaaminen ja niihin ilmoittautuminen. Toiminnallisuus on rakennettu Kilta-tapahtumienhallinta-moduulin päälle, ja se on seurojemme aktiivisessa käytössä, Nuorisoseurojen toimialajohtaja Hannu Ala-Sankola kertoo.

Osallistujan kannalta prosessi on tehty helpoksi: hän voi etsiä itselleen sopivan harrastusryhmän järjestön tai paikallisseuran verkkosivuilta, ilmoittautua siihen sähköisellä lomakkeella ja vastaanottaa vahvistuksen ryhmään pääsystä. Myös lasku lähetetään hänelle ilmoittautumistietojen perusteella.

Verkkosivusto ja rekisteri yhteydessä

Suomen Nuorisoseurojen verkkosivuilla toimiva haku helpottaa paikallisseurojen ja harrastusryhmien löytämistä. Haku on yhteydessä Kilta-rekisteriin, mikä mahdollistaa kaksisuuntaisen tiedonsiirron jäsenrekisterin ja verkkosivuston välillä.

Ilmoittautuminen onnistuu avoimen lomakkeen lisäksi kirjautumisen takana olevasta jäsenportaalista, jolloin jäsenen ei tarvitse enää täyttää kaikkia perustietojaan järjestäjälle.

Ilmoittautuminen hoituu parhaimmillaan siis muutamalla klikkauksella. Itse syötettynä myös virheitä yhteystietoihin tai ruokarajoitteisiin tulee harvemmin.

Toiminnan tunnusluvut automaattisesti

Järjestö voi hyödyntää Kilta-rekisterin tietokannassa olevaa dataa monipuolisesti. Kun tapahtumienhallintamoduuli on koko järjestön aktiivisessa käytössä, voidaan liittotasolla luoda yleiskuvaa järjestön toiminnasta.

Nuorisoseurat saa vuosittaiset tilastot toiminnastaan pääosin Kilta-rekisteristä. He seuraavat muun muassa tapahtumien määrää ja niiden osallistujamääriä, talouslukuja sekä eri yhdistysten aktiivisuutta.

- Seuran toimintailmoitus lähetetään meille automaattisesti järjestelmän kautta. Jos kaikki tiedot eivät ole rekisterissä, dataa pystyy muokkaamaan raportin muodostamisen yhteydessä, Ala-Sankola kuvailee.

Uusi Kilta ja jäsenportaali

Nuorisoseurat tarjoavat kulttuuri- ja liikuntaharrastuksia lapsille, nuorille ja aikuisille ympäri Suomen. Toimintamuotoja ovat muun muassa teatteri ja tanssi.

Kilta-rekisteri on ollut järjestön käytössä jo vuodesta 2008 asti. Vuoden 2019 aikana tehdyn uudistuksen myötä järjestö sai käyttöönsä Kiltan uuden version, jota Ala-Sankala kuvailee moderniksi, monipuoliseksi ja aiempaa helppokäyttöisemmäksi.

Toukokuussa 2020 Suomen Nuorisoseurat otti käyttöön jäsenportaalin, jossa jäsenet pääsevät tarkastelemaan ja muokkaamaan rekisterissä olevia tietojaan. Portaalista löytyy myös Nuorisoseuran jäsenkortti, voimassa olevan jäsenedut ja paikallisseurojen jäsentiedotteita.