PARTIOLAISTEN KILTA

  • jäsenrekisteri 
  • toiminnanohjaus 
  • tapahtumanhallinta 
  • koulutusten hallinnointi 
  • tuotemyynti ja laskutus 
  • jäsenmaksut 
  • viestintä 
  • vapaaehtoistoiminnan tehtävien hallinta  
  • vapaaehtoisten rekrytointi 
  • rekrytointi 
  • hakemuslomakkeet 
  • jäsenten ja huoltajien käyttöliittymä 
  • suurtapahtumien lisäosat 
  • taloushallinnan integrointi 
  • nettisivujen integrointi 

Partiolaisten Kuksaksi nimeämä Kilta-toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa järjestön monipuolisen nuorisotoiminnan. Tiedolla johtamisen avulla myös jäsenmäärä on saatu kasvuun.

Partio on yli satavuotias nuorisoliike, jonka piirissä on maailmanlaajuisesti yli 40 miljoonaa partiolaista. Suomessa Partio toimii lähes jokaisessa kunnassa. 

Erityistä toiminnassa on se, että harrastamisen esteitä on poistettu ja jäsenmäärä on ollut viime vuosina nousussa, kertoo jäsenhallintakoordinaattori Ville Jokinen. 

- Tähän on harva valtakunnallinen yhdistys pystynyt 2010-luvulla. Etenkin nuorten harrastusmahdollisuuksien kirjo on lisääntynyt, ja ajankäytössä kilpaillaan internet- ja pelimaailman kanssa. 

Partioliikkeellä on siis vetovoimaa, jota vahvistetaan määrätietoisella kehittämistyöllä. 

Kuksa laajenee tarpeiden mukaan 

Suomen Partiolaisten Kilta-toiminnanohjausjärjestelmä eli Kuksa on tuttu monissa suomalaisissa perheissä. Kuksa palvelee noin 65 000 jäsenen lisäksi heidän vanhempiaan.  

- Olemme räätälöineet Kilta-rekisteriä voimakkaasti oman näköiseksemme. Sen lisäksi, että se on jäsenrekisteri, Kuksa on laajassa käytössä järjestön valtakunnallisena toiminnanohjausjärjestelmänä. 

Tämä tarkoittaa, että Kuksan kautta hallinnoidaan tapahtumien ja koulutusten järjestämistä, tuotemyyntiä, jäsenmaksuja, vapaaehtoistoimintaa tehtävineen eli pesteineen sekä esimerkiksi erilaisia hakemuksia. Ilmoittautumiset ja jäsenhakemukset kirjautuvat nettisivuilta rekisteriin ja vastavuoroisesti kalenteriin lisätyt tapahtumien, lippukuntien ja avoimien pestien tiedot nousevat suoraan nettisivuille. 

Kuksa helpottaa myös kirjanpitoa, laskutusta ja käyttäjähallintaa. järjestelmän avulla hallinnoidaan myös partion digitaalisen työympäristön, Office 365, kolmen tuhannen käyttäjän tilejä. 

Jokinen kiittää mahdollisuutta laajentaa järjestelmää eri tarkoituksiin. 

- Esimerkiksi vuoden 2016 suurleiriin rakensimme lisäosan, jonka partiopiirit halusivat myöhemmin käyttöön, ja jota todennäköisesti hyödynnetään myös seuraavan suurleiriin järjestämisessä. Lisäosa mahdollistaa suurtapahtuman tehtävien ja oikeuksien hallinnan sekä leirin rakenteen. 

Tiedolla johtaminen on tulevaisuutta 

Ennen Kuksaa partiossa käytettiin monia erillisiä rekistereitä. Yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n voimaantulo 2018 vahvisti Jokisen mukaan partion tietosuojaosaamisen ja -viestinnän merkitystä. 

- Se, että myös paikalliset partiolippukunnat käyttävät yhteistä rekisteriä, parantaa partiolaisten henkilötietojen käsittelyn laillisuutta ja luotettavuutta. Kun data ja digitaalisuuden hyödyntäminen yleistyy, haluamme olla luottamuksen arvoisia. Turvallinen järjestelmä vähentää paineita henkilötietojen käsittelyn ympäriltä. Nyt kaikilla paikallisilla lippukunnilla on käytössä turvallinen järjestelmä, joka poisti paineet henkilötietojen käsittelyn ympäriltä. 

Partiotoiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, ja myös aikuisia tarvitaan toiminnan mahdollistajina.  Vuonna 2018 järjestöön liittyi 14 000 uutta jäsentä. Jokisen mukaan jäsenmäärän nosto on vaatinut järjestöltä määrätietoista työtä ja tiedolla johtamista. 

- Kuksan avulla datamme on oikeellista ja oikea-aikaista. Pystymme sen avulla tekemään ennusteita sekä arvioimaan jäsenmäärän ja -rakenteen muutoksia. Odotamme tiedolla johtamiselta paljon, ja haluamme kehittää järjestelmää entisestään tähän tarkoitukseen, hän visioi.

 

Kuva: Markus Kuoppala, Suomen Partiolaiset ry / Roihu 2016