Partiolaisten uusi Kilta-jäsenrekisteri (partiolaiset kutsuvat Kuksaksi) vastaa järjestön nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Seuraava iso ponnistus on ensi kesän jamboree, johon odotetaan 15 000 partiolaista.

Harva suomalainen vapaaehtoisjärjestö pystyy kilpailemaan partioliikkeen kanssa, kun mittareina käytetään aktiivisten jäsenten määrää ja maantieteellistä kattavuutta. Järjestö koostuu noin 750 lippukunnasta, joissa on yhteensä noin 65 000 jäsentä.
Lähes jokaisessa Suomen kunnassa toimivat lippukunnat ovat ryhmittyneet kymmeneen suomenkieliseen ja yhteen ruotsinkieliseen partiopiiriin. Kattojärjestönä toimii Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry. Suomen Partiolaisten talousjohtaja Panu Räsänen huomauttaa, että suuren vapaaehtoisjärjestön hallinnointi ja käytännön toiminnan pyörittäminen on iso urakka. Työtä helpottaa huomattavasti, jos käytettävissä on ajan haasteisiin vastaava jäsenrekisteri.

Rekisteri kertaheitolla nykyaikaan

Partiolaisten jäsenrekisterin suuri uudistushanke käynnistyi loppuvuonna 2012. Vanha rekisteri oli palvellut 2000-luvun alkupuolelta lähtien ja jäänyt auttamatta teknisesti ajastaan jälkeen.

– Partioliike halusi hahmottaa asioita kokonaan uudesta näkökulmasta ja katsoa, mitkä ovat 2010-luvun tarpeemme. Kokonaisuuden hallintaan tarvittiin nykyaikainen ja myös tuleviin tarpeisiin mukautuva jäsenrekisteri, Räsänen perustelee. Räsänen sanoo, että esimerkiksi mahdollisuus käyttää jäsenrekisteriä erilaisilla mobiililaitteilla ja valmius laajentaa järjestelmää uusiin palveluihin olivat keskeisiä tavoitteita.

Polku vaihtui Kuksaan

Jäsenrekisterin uudistusprojekti alkoi loppuvuonna 2012 jäsenrekisterityöpajoilla. Alkuvuodesta 2013 toteutettiin piiritoimijoiden laaja kuulemiskierros, jonka tulosten pohjalta projektiryhmä laati hankittavalle järjestelmälle vaatimusmäärittelyn kesän 2013 aikana.

– Projektissa luottamushenkilöillä on ollut merkittävä panos, kuten kaikessa partiotoiminnassa, Räsänen muistuttaa.

Järjestelmätoimittajien kilpailutuksen voitti Kehätieto, joka lähti rakentamaan järjestelmää vaatimusmäärittelyn mukaan. Uusi rekisteri perustuu Kehätieto KILTA -jäsenrekisterijärjestelmään. Retkeilyaiheisia nimiä suosivassa partioliikkeessä järjestelmä sai nimekseen Kuksa, kun vanha jäsenrekisteri oli tunnettu Polkuna.

Räsäsen mukaan projekti lähti liikkeelle pari kuukautta myöhässä alkuvuodesta 2014, mutta kevään ja kesän aikana ero kurottiin umpeen. Merkittävänä vauhdittajana oli se, että järjestelmän piti olla toimintakunnossa syyskuussa, kun kaikille partiolaisille oli lähdössä lasku jäsenmaksusta.

Koulutus iso urakka kentällä

Kevättalvella 2014 päästiin järjestelmän testaukseen, jolloin mukana oli myös muutamia lippukuntien ja piirien edustajia. Uudenmaan partiopiiri siirtyi käyttämään uutta järjestelmää toukokuussa ja muut piirit vaiheittain muutama viikko tämän jälkeen. Samalla käynnistyi mittava koulutusurakka, joka lähti liikkeelle keskusjärjestötason, piirien ja lippukuntien jäsenrekisterivastaavien koulutuksesta. Kentällä koulutuksessa mukana olleet jakavat puolestaan tietoa eteenpäin niin, että kaikilla jäsenillä olisi valmius hyödyntää uutta järjestelmää.

– Koulutusta tarvitaan jatkuvasti myös tulevaisuudessa, sillä vapaaehtoistyössä ihmisten vaihtuvuus eri tehtävissä on suurta.

Partiohauskaa. Kuva: Lounais-Suomen Partiopiiri / Joel Forsman

Jäsenmaksujen tilitys nopeutui

Uusi jäsenrekisteri helpottaa partioliikkeen hallinnointia monella eri tavalla ja tasolla. Ajan tasalla olevasta rekisteristä on esimerkiksi hyötyä, kun kerätään tietoja tilastoja ja erilaisia analyysejä varten.

– Niihin tarvittava tieto saadaan helposti rekisteristä ilman suurta käsityötä. Tämän vuoksi intressimme on, että järjestelmää käytetään mahdollisimman aktiivisesti kaikilla tasoilla ja rekisterin tiedot pidetään ajan tasalla.

Räsäsen mukaan on tärkeää, että uusi jäsenrekisteri pystyttiin integroimaan tiettyjen taloushallinnon tietojärjestelmien kanssa. Tästä on hyötyä muun muassa jäsenmaksujen keräyksessä, joka on varsin vaativa operaatio. Suomen Partiolaiset kerää oman jäsenmaksuosuutensa lisäksi myös piirien puolesta niiden jäsenmaksut yhtä poikkeusta lukuun ottamatta. Maksun suuruus vaihtelee piireittäin. Lisäksi osalla lippukunnista on oma jäsenmaksunsa, jotka kerätään jäsenmaksulaskutuksen yhteydessä

Haastekerrointa lisää, että partiolaisissa on eritasoisia jäseniä, joilla on erisuuruiset jäsenmaksut.

– Kaiken kaikkiaan meidän on pystyttävä räätälöimään lasku kymmenillä eri tavoilla.

Räsänen arvioi, että Kuksa ja sen integrointi taloushallinnon ohjelmistoihin nopeuttaa piireille ja lippukunnille kuuluvien jäsenmaksuosuuksien tilityksiä.

– Pystyimme aiemmin palauttamaan rahoja kolme kertaa vuodessa. Nyt tämä tapahtuu yhdeksän kertaa vuodessa.

Jamboree seuraava suuri ponnistus

Myös yksittäiset partiolaiset hyötyvät jäsenrekisterin uudistamisesta. Nyt jokainen partiolainen ja heidän vanhempansa voivat nähdä Kuksasta omat tietonsa ja pystyvät päivittämään esimerkiksi omia yhteistietojaan.
Jäsenille tärkeitä tietoja ovat myös esimerkiksi koulutustilaisuuksista saatavat suoritusmerkinnät. 

– Lisäksi jäsenet voivat ladata ja printata Kuksasta pdf-muotoisen jäsenkortin. Muovisia kortteja ei enää ole.

Tällä hetkellä Kuksan kautta voi ilmoittautua paikallisiin tapahtumiin ja koulutuksiin. Järjestelmän toimivuus suurtapahtumien ilmoittautumisjärjestelyissä punnitaan ensi vuonna, kun Hämeenlinnan lähellä Evolla järjestetään Finnjamboree Roihu. Sinne on tulossa arviolta 15 000 partiolaista.

– Yksistään ilmoittautumisten järjestäminen on suurponnistus. Jokaisen osallistujan kohdalla on paljon muuttujia ruoka-allergioiden ilmoittamisesta alkaen.

Kuksa on kehitetty niin, että siihen voidaan lisätä joustavasti uusia ominaisuuksia. Räsänen kertoo, että suunnitteilla on esimerkiksi mobiilijäsenkortti. Kyse olisi älypuhelimeen ladattavasta sovelluksesta, jossa jäsenet voivat tarkistaa jäsentietonsa ja päivittää niitä.

– Sovellukseen voi kehittää monenlaisia palveluja, esimerkiksi mahdollisuus ilmoittautua tapahtumiin. Muiden it-projektien vuoksi mobiili jäsenkortin toteutuminen on hieman siirtynyt, mutta toivottavasti lähitulevaisuudessa pääsemme tarttumaan tähänkin asiaan.

Matti Remes
Kuvat Olli Häkämies