Marjo Varsa, Talentia

 

Jutturekisterin käyttöönotto on parantanut jäsenpalveluamme selkeästi ja tehnyt siitä aiempaa strukturoidumpaa.

- Talentian työelämäasioiden päällikkö Marjo Varsa

Palvelupyyntöjärjestelmän avulla Talentian jäsenneuvonta on saatu ohjattua puhelinsoitoista ja sähköposteista tietoturvalliseen ja helposti hallinnoitavaan ympäristöön.

Ammattijärjestö Talentian ammattiasioiden ja työsuhdeasioiden neuvontaan otettiin aiemmin yhteyttä eri kanavia pitkin - niin puhelimitse kuin sähköpostilla - ja usein suoraan yksittäisen henkilön sähköpostiin.

Joissain tapauksissa tämä saattoi olla yksittäiselle jäsenelle mukava tapa asioida, mutta ei täysin riskitön. Jos asiaa Talentiassa hoitanut henkilö oli poissa, saattoi asian käsittely päättyä siihen, koska yhteydenotoille ei ollut olemassa seurantaa.

Jos yhteydenotto liittoon tehtiin suojaamattomalla sähköpostiviestillä, ei liitto voinut taata asian käsittelyn tietoturvaa.

Hallitumpi käsittelyprosessi

Pääosin juuri tietoturvan takia Talentia päätti ottaa käyttöön verkkopohjaisen Kilta-palvelupyyntöjärjestelmän – tai jutturekisterin, kuten sitä heillä nimitetään. Neljän vuoden käyttökokemuksen perusteella työelämäasioiden päällikkö Marjo Varsa on vakuuttunut järjestelmän tuomista hyödyistä.

- Jutturekisterin käyttöönotto on parantanut jäsenpalveluamme selkeästi ja tehnyt siitä aiempaa strukturoidumpaa. Voimme turvata jäsenpalvelun lomista ja poissaoloista huolimatta. Myös pitkäkestoiset jutut saadaan dokumentoitua, vaikka niitä käsittelisi useampi työntekijä tai joku työntekijöistä olisi pidempään poissa. Yhteisvastuu helpottaa myös kuormaa henkilöstön kesken, Varsa kuvailee.

Ennen yhteydenottoa jäsen kirjautuu sisään verkkopankkitunnuksilla, jotta varmistuu kyseessä olevan liiton jäsen. Tämän mahdollistaa rajapinnan avulla tehty integrointi suoraan jäsenrekisteriin.

Tietoturvaa osataan arvostaa

Jäsenpalvelua on järjestelmän avulla saatu tehokkaasti ohjattua pois puhelinsoitoista ja sähköpostista. Lomakkeiden kautta tullut runsaasti jäsenyhteydenottoja: vuonna 2020 lähes 5000, joista monet ovat sisältäneet useampia jatkokysymyksiä. Varsan mukaan jäsenet osaavat arvostaa palvelun tuomaa tietoturvaa.

- Palvelu on toiminut jopa vähän liiankin hyvin, hän naurahtaa.

- Työsuhdeasioissa lomakkeella esitetään alkuun taustakysymyksenä, onko jäsen ottanut omaan työpaikkaan yhteyttä. Tarkoitus on saada jäsenet keskustelemaan asiasta mahdollisuuksien mukaan ensin omalla työpaikallaan, ja jos asia ei selviä, niin vasta sitten olemaan yhteydessä liittoon, hän kertoo.

Verkkolomakkeen kysymykset on lajiteltu valmiiksi sen mukaan, kohdentuuko kysymys sopimus- vai erityisasiantuntijoille. Yhteydenottaja saa saapuneesta vastauksesta ilmoituksen sähköpostiinsa, mutta itse viestinvaihto tapahtuu suojatun yhteyden takana palvelussa. Näin voidaan taata tietoturva myös arkaluonteisissa asioissa.

Dokumentointi auttaa ennakoimaan

Jutturekisterin avulla Talentiassa pysytään hyvin perillä jäseniltä tulevien kysymysten määristä ja aiheista. Yhteydenotot dokumentoimalla niistä saadaan monikäyttöistä tilastotietoa, jota voidaan hyödyntää kehittämistyössä.

- Tilastotiedon avulla voidaan nähdä kysymysten aiheissa tai määrissä nousevat trendit, miettiä resursseja ja käytäntöjen muuttamista sen sijaan, että olisimme vain kokemuksen tuoman tuntuman varassa. Voimme esimerkiksi tehdä ennakoivasti nettisivuille niistä aiheista enemmän valmiita kysymys-vastauksia, Varsa kertoo.

Tilastotietoa tutkimalla voidaan myös selvittää jonkin tietyn aihealueen nousua tiettynä aikana.

- Olemme selvittäneet esimerkiksi tasa-arvoon, perhevapaisiin ja koronaan liittyvien aihe-alueiden käsittelymääriä. Näen palvelusta esimerkiksi, että viime vuonna saimme kattavista tietopaketeista huolimatta yli 500 kysymystä koronaan ja valmiuslakiin liittyen. Sillä tavalla tämä järjestelmä on elämässä mukana elävä, Varsa pohtii.

Yhteistyöhön Kilta-sovelluksen toimittaneen Kehätiedon kanssa Talentiassa ollaan tyytyväisiä.

- Kokemukseni on, että jos havaitsemme kehittämisehdotuksia, olemme voineet olla matalalla kynnyksellä yhteydessä Kehätietoon ja pohtia yhdessä tarvittavia muutoksia, Marjo Varsa sanoo.


Talentia on yli 26 000 korkeasti koulutetun sosiaalialan ammattilaisen ammattijärjestö.

Se on Suomen ainoa sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö. Suurimpia jäsenryhmiä ovat sosiaalialan AMK-tutkinnon suorittaneet, sosiaalityöntekijän yliopistotutkinnon suorittaneet sekä alalle yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa opiskelevat. Talentia ajaa jäsentensä palkkauksellisia etuja, vaikuttaa työehtosopimuksiin ja sosiaalialan lainsäädännön valmisteluun sekä puolustaa jäsenistönsä asemaa ja oikeuksia alaa kehittävissä työryhmissä.