Suomalaisen Työn Liitto

Suomalaisen Työn Liitto on yli 110-vuotias, jäsenyritysten omistama organisaatio, jonka tehtävä on kannustaa valitsemaan työtä Suomeen. Jäsenyrityksiä on 5600. Liitto tunnetaan hyvin merkeistään: Avainlippu, Design from Finland ja Yhteiskunnallinen yritys.

Järjestön toiminnasta jäsenrekisteriin kertyvä data on arvokasta pääomaa, kun sitä analysoidaan ja hyödynnetään oikealla tavalla. Kysyimme asiakkaamme Suomalaisen Työn Liiton tutkimuspäällikkö Jokke Eljalalta, miten he käyttävät Power BI -työkalua suunnitelmalliseen tiedolla johtamiseen.

 

Miksi tiedolla johtaminen on järjestölle tärkeää?

Datan hyödyntäminen organisaatiossa on mielestäni erittäin tärkeää, koska se on väylä tiedolla johtamiseen. On tutkittu, että datalla johtavat organisaatiot ylittävät 178 prosenttia todennäköisemmin toimialansa verrokit liikevaihdolla ja toiminnan kannattavuudella mitattuna, mikä kertoo datan ymmärtämisen merkityksestä. Ennen kaikkea päätökset eivät pohjaudu musta tuntuu -fiilikseen, vaan mitattuun tietoon.

Suomalaisen Työn Liitolla on 5600 jäsenyritystä. Liitto tunnetaan hyvin merkeistään: Avainlippu, Design from Finland ja Yhteiskunnallinen yritys. Jos emme pysty palvelemaan näin suurta määrää jäsenyrityksiä heidän toivomallaan tavalla, on uhkana jäsenmäärän putoaminen. Haluamme ymmärtää, keitä he ovat, mistä he tulevat ja miksi he ovat meidän jäseniämme, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvää jäsenkokemusta.


Haimme helppokäyttöistä raportointityökalua, joka tukee liittomme tavoitteiden asettamista ja päätöksentekoa dataohjatusti, Jokke Eljala kertoo.

Miksi valitsitte käyttöönne Power BI raportointi- ja analysointipalvelun?

Haimme tiedolla johtamisen tueksi helppokäyttöistä raportointityökalua, joka tukee liittomme tavoitteiden asettamista ja päätöksentekoa dataohjatusti. Power BI tarjoaa selkeän visuaalisen näkymän, jota kuka tahansa työntekijä voi tulkita ja joka helpottaa datan analysointia ja erilaisten tasojen löytämistä datasta.

Miten neuvoisit järjestöä, jossa aloitetaan systemaattinen tiedolla johtaminen?

Aluksi on tärkeää määritellä vastaukset kysymyksiin miksi, mitä ja miten.

Miksi – eli mitkä ovat tavoitteenne mittaamiselle ja kysymykset, joihin vastauksia haetaan. Suomalaisen työn liitossa mitataan muun muassa jäsenkokemuksen parantamista, mutta ajan myötä mitattavien asioiden määrä on kasvanut.

Mitä - eli tietolähteet, joista dataa tuodaan. Suomalaisen työn liiton tietokanta on Kiltassa, ja muina tietolähteinä käytetään esimerkiksi kunnista saatavaa avointa dataa sekä omia tutkimuksia ja jäsenkyselyitä.

Miten – tulkitseminen ja johtopäätökset päätöksentekoa varten. Jotta raportin tarkastelija ymmärtää ja osaa tulkita dataa oikein, Power BI on hyvä tapa sen visualisoimiseksi.

Mihin käytätte Power BI:stä saatavaa dataa?

Ensimmäinen osa-alue on jäsenyritystiedot: jäsenyyteen ja liiton myöntämiin merkkeihin liittyvä data. Tähän historiatietoon pohjautuen voimme piirtää tulevaisuuskäyrää ja määritellä tavoitteita.

Toisena käytämme sitä talousdatan analysointiin, kuten maksullisten merkkien tai jäsenmaksujen tilanteen seuraamiseen. Voimme seurata esimerkiksi uusien ja eronneiden jäsenyritysten tilannetta ja kasvattaa ymmärrystä eroamisen syistä. Lisäksi käytämme Power BI:tä myös kyselytulosten kuten tyytyväisyyttä mittaavaan NPS-kyselyn analysointiin.

Mitä apua saitte Kehätiedolta?

Projekti aloitettiin tietomallien suunnittelusta, johon tarvittiin Kehätiedon data-analyytikkojen asiantuntevaa apua. Pyrimme kertomaan tavoitteemme mahdollisimman tarkasti, mutta yhteisten keskusteluiden kautta kysymykset, joihin haetaan vastauksia, jalostuvat edelleen.

Mallinnus rakennettiin Kiltan sisältämän tietokannan sekä liiton kyselytyökalusta kerätyn datan integroinnista osaksi Power BI -näkymää. Tutkimme muun muassa, minkälaisia relaatioita näistä löytyy, mitä Power BI -tauluihin kannattaa kiinnittää sekä millä filttereillä ja laskentalogiikoilla.

Näkyvin osuus projektia pitää sisällään itse raportit ja niiden visualisoinnin. Myös tämän annoimme osittain Kehätiedon hoidettavaksi. Itse hoidamme jakelun ja raporttien analysoinnin sekä koulutamme henkilökuntaa Power BI:n käytössä. On suuri etu, että henkilökunta osaa käyttää työkalua itsenäisesti, jolloin data on organisaatiossa kaikkien saatavilla.

 


Mikä on Power BI?

Power BI on raportointi- ja analysointipalvelu, jonka avulla dataa voi visualisoida ja yhdistellä organisaatioiden omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetistä, pilvipalveluista tai esimerkiksi avoimen datan palveluista.

Microsoft julkaisi Power BI:n vuonna 2015, ja siitä on nopeasti tullut yksi yleisimpiä tiedon analysointityökaluja maailmanlaajuisesti.

Jos perinteisellä raportoinnilla tutkitaan tiettyä, yhdestä tietolähteestä haettuja lukuja tietyltä aikajaksolta, niin Power BI -raportoinnille on ominaista tiedon yhdistely useista eri tietolähteistä: esimerkiksi jäsenrekisteristä, ulkoisista tietokannoista, Excel-taulukosta, Google Analyticsistä tai uutiskirjetyökalusta.

Eri suodattimien avulla tietoon voidaan porautua esimerkiksi tietyn maantieteellisen alueen tai aikajakson osalta, ja tehdä niille vertailuja. Tietomalleihin yhdistetään dataa niin, että siihen syntyy relaatioita: esimerkiksi jäsenen ikä, sukupuoli, sijainti ja henkilön tapahtumiin osallistuminne yhdistetään jäsennumeron perusteella.

Näiden tietomallin perusteella muodostetaan raporttinäkymiä, joita voidaan jakaa organisaation sisällä Teams-alustalla tai vaikkapa sähköpostijakeluna säännöllisin väliajoin.

 


Esimerkki tavasta, jolla Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö SPEK käyttää Power BI:tä tiedon visualisointiin: avoin näkymä palokuntien toiminnallisista tunnusluvuista ennusteineen löytyy osoitteesta https://palokuntaan.fi/hakatilastot.

 


Lue lisää: Älykäs raportointi järjestön tulevaisuuden luotaamisessa