Henrik Stürmer

Kirjoittaja on Kehätieto Oy:n kehityspäällikkö, jolla on yli 20 vuoden kokemus IT-alalta. Hän on työskennellyt järjestöjen viestinnän ja toiminnan kehittämisen parissa viimeiset kymmenen vuotta. Järjestöjen toimintaprosessien kehittäminen teknologisten ratkaisujen avulla on lähellä Henrikin sydäntä.

Verkkopalvelu on tämä päivänä kuluttajien ensisijainen asiointikanava, oli kyseessä sitten pankin, puhelinoperaattorin tai valtion hallinnon palvelut. Jopa 85 prosenttia suomalaisista käytti asiointiin verkkopalveluita viime vuonna.

Miksi ei myös järjestö tarjoaisi jäsenilleen tätä mahdollisuutta? Nettipalvelussa on helppoa ja vaivatonta hoitaa asioita ajasta tai paikasta riippumatta. Ajanmukainen, digitaalinen verkkopalvelu varmasti myös lisää järjestön jäsenyyden houkuttelevuutta.

Organisaation kannalta verkkoasiointi helpottaa ja sujuvoittaa jäsenten palveluprosessia monella tapaa. Riippuu myös teidän toiveistanne ja tavoistanne toimia, mitä ominaisuutta arvostatte eniten: onko se tapahtumiin ilmoittautuminen parilla klikkauksella, ajantasaisten ja personoitujen jäsenetujen listautuminen tai ehkä mahdollisuus tarkistaa ja maksaa omat jäsenmaksut suoraan palvelussa?

Tiedot jäsenrekisteriin ja sieltä ulos

Ehkä parasta tässä palvelualustassa on se, että se on integroitunut osaksi Kilta-jäsenrekisteriä. Kaikki jäsenrekisterin tiedot voidaan siis tulostaa jäsenen näkymään palvelussa, ja päinvastoin jäsenen tekemät muutokset omiin tietoihin päivittyvät jäsenrekisteriin – joko automaattisesti tai manuaalisen tarkistuksen kautta.

Toki tämä on vain yksi hyöty jäsenrekisteri-integraatiosta. Oikeastaan kaikki tässä palvelussa on yhteydessä rekisterin sisältämään dataan. Otetaanpa esimerkki.

Kun jäsen kirjautuu omilla tunnuksillaan sisään, aloitusnäkymässä hänelle näkyy vaikkapa hänen lähialueensa tulevat tapahtumat, jotka tulostuvat sivulle Kilta-rekisterin Tapahtumanhallinta-lisäosasta. Jos jäsen haluaa ilmoittautua kyseiseen tapahtumaan, hänen ei tarvitse täyttää yhteystietojaan lomakkeeseen, koska on jo tunnistautuneena palvelussa – vain pari klikkausta, ja tarvittavat tiedot jäsenrekisteristä välittyvät tapahtuman järjestäjälle.

Kuka on kuka ja mistä saan apua?

Samalla logiikalla jäsentietoihin merkityn paikallisyhdistyksen toimijoiden tai toimiston tiedot voidaan näyttää palvelussa jäsenelle. Näin hän tietää esimerkiksi, kuka on yhdistyksen rahastonhoitaja tai keneen ottaa yhteyttä, jos haluaa osallistua vertaistukitoimintaan.

Järjestön tarjoamat neuvontapalvelut, ajan tasalla olevat jäsenedut tai jäsentiedotteet voidaan esitellä käyttäjälle joko palvelun aloitusnäkymässä tai alasivuilla.

Varmasti kaikille järjestöille tulee paljon tiedusteluita siitä, olenko maksanut jäsenmaksuni tai milloin lasku on tullut. Iso osa näistä yhteydenotoista jää pois, kun jäsen pääsee itse tarkistamaan jäsenmaksunsa statuksen. Halutessaan hän voi maksaa laskun samalla kertaa, jos palvelu kytketään Paytrail-palveluun.

Kätevä ominaisuus on myös sähköisen jäsenkortin tulostaminen tai tallentaminen kuvatiedostona. Digitaaliseen QR-koodiin perustuva sähköinen jäsenkortti on pikku hiljaa korvaamassa muoviset tai paperiset jäsenkortit, jotka tuppaavat joskus häviämään ja aiheuttavat kustannuksia järjestön hallinnolle.

Näin se tehdään

Mikään näistä toiminnoista ei ole kiveen hakattu. Käyttöönoton yhteydessä järjestö voi itse määritellä niin sen, mitkä toiminnot otetaan käyttöön kuin sen, mitä tietoja jäsenestä halutaan näyttää palvelussa.

Verkkopalvelu myös ”tuunataan” jokaisen organisaation omilla logoilla ja visuaalisella ilmeellä oman näköiseksi.

Kirjautuminen verkkoasiointipalveluun on tietoturvan takia kaksivaiheinen. Toisin sanoen salasanan syöttämisen jälkeen käyttäjä vahvistaa henkilöllisyytensä tekstiviestin avulla. Varmistaminen voidaan asettaa toimimaan esimerkiksi joka viides kerta tai kerran kolmessa kuukaudessa.

Onko teidän järjestössänne mietitty tämänkaltaisen verkkopalvelun tarjoamista jäsenille? Palvelun pystyyn pistäminen valmiin Kilta-lisäosan avulla on yksinkertaista. Voit aloittaa ottamalla meihin yhteyttä, niin mietitään juuri teidän organisaatiotanne parhaiten palveleva ratkaisu!

 

Me Kehätiedossa työskentelemme sen eteen, että järjestöt voisivat tarjota parasta mahdollista jäsenpalvelua. Webinaaritallenteessamme voit tutustua konkreettisten esimerkkien ja demon avulla, miten jäsenten verkkopalvelu käytännössä toimii.

Jos olet kiinnostunut katsomaan webinaarin tallenteen tai kuulemaan lisää Kilta-ratkaisuistamme, ota yhteyttä myyntipäällikkö Harri Haarelaan, harri.haarela@kehatieto.fi tai p. 010 835 4407.